Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сделать нотариально заверенную копию паспорта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При подготовке статьи мне довелось прочитать ряд мнений о том, что договор, подписанный без предъявления оригинального документа, является недействительным. С этим утверждением хотелось бы не согласиться. Действительность договора зависит сугубо от наличия (отсутствия) в нём существенных условий. Если правоспособность сторон не вызывает сомнений, можно вообще заключить соглашение без проверки документов.
Что такое копия паспорта с точки зрения закона?
Копия паспорта — персональные данные, поэтому, задаваясь вопросом о правомерности их использования, надо обращаться к федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 22.02.2017) «О персональных данных».
Любая организация, копирующая паспорта, автоматически становится оператором персональных данных, поэтому должна соблюдать требования закона.
Во-первых, нельзя снимать, хранить и передавать третьим лицам копию паспорта без согласия его владельца. Например, вы пришли в салон связи покупать сим-карту, выложили перед продавцом паспорт, а он без всякого предупреждения его скопировал. По закону он должен заручиться согласием.
Можно смело просить у компании, которая снимает копию паспорта, обязательство не разглашать данные (в виде отдельного документа, пункта в договоре, галочки на сайте) или соглашение на обработку данных, где будет прописано, что компания не передаст ваши персональные данные третьим лицам.
Согласно ст. 6 Федерального закона 152-ФЗ, оператор персональных данных должен получить письменное согласие на обработку персональных данных. В соглашении должна быть указана цель использования, перечень данных и срок их хранения. Исключение — суд и госорганы.
Копия паспорта при трудоустройстве
Позиция судов и Роструда однозначна — работодатель не вправе хранить копии документов сотрудников.
Некоторые фирмы оформляют личные дела сотрудников, хотя это необязательно. Исключение — государственные и муниципальные служащие (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609, ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ).
Впрочем, если организации хочется, то вести личное дело сотрудников ей никто не запретит. Но перечень документов, которые можно в нём разместить регламентирован:
- анкета, автобиография, резюме;
- заявление о приеме на работу;
- копии документов об образовании;
- рекомендации и характеристики;
- медицинские справки;
- трудовой договор;
- выписка из приказа о приеме на работу;
- выписки из протоколов об избрании на должность, об итогах конкурса на вакантную должность;
- личная карточка.
Копия паспорта обязательна только для госслужащего. Остальные вправе её не передавать кадровой службе.
В соответствии с п. 2 ст. 5 Закона № 152-ФЗ обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.
Паспортные данные нужны работодателю только для заключения трудового договора, поэтому хранить их нельзя.
Нормативное регулирование
Список документов, удостоверяющих личность гражданина РФ, в разных вариациях представлен в нескольких нормативных актах, а именно:
- в Законе РФ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ»;
- в Законе РФ «О порядке выезда из РФ и въезда в Российскую Федерацию»
- в Указе № 1325 Президента РФ от 14 ноября 2002 «Об утверждении Положения о порядке рассмотрения вопросов гражданства Российской Федерации»;
- в Законе РФ «Об актах гражданского состояния»;
- в Приказе № 524 Минпромторга РФ от 15 апреля 2011.
Если проанализировать все вышеперечисленные акты и свести представленные в них перечни документов, то список документов, удостоверяющих личность, можно подразделить на две группы – документов гражданина РФ и документов иностранного гражданина, пребывающего или въезжающего на территорию РФ.
Так, перечень документов, удостоверяющих личность гражданина РФ, будет примерно следующим:
- внутренний паспорт, в том числе и паспорт гражданина РФ для граждан, проживающих за пределами РФ;
- свидетельство о рождении;
- общегражданский заграничный паспорт;
- дипломатический паспорт;
- служебный паспорт;
- военный билет и временное удостоверение для лиц, проходящих военную службу;
- специальная форма, выдаваемая вместо паспорта на период времени, необходимый для оформления паспорта;
- паспорт моряка;
- справка осужденного, подозреваемого или обвиняемого, выдаваемая взамен изъятого паспорта.
Перечень документов, удостоверяющих личность иностранных граждан, находящихся или въезжающих на территорию РФ, включает в себя:
- внутренний или международный паспорт иностранца (в зависимости от пограничного режима с тем или иным государством);
- вид на жительство в РФ;
- удостоверение на временное проживание;
- удостоверение о предоставленном в РФ статусе беженца либо свидетельство о предоставлении убежища на территории Российской Федерации.
Как видно из списка, перечень документов достаточно разнообразен, причем каждый документ из перечня в той или иной степени зависит от вида правоотношений, для которых он создан.
Например, заграничный паспорт имеет цель удостоверения личности гражданина РФ за рубежом и при пересечении государственной границы, а паспорт моряка служит для документального обеспечения граждан РФ, находящихся в плавании.
То есть тот же заграничный паспорт или временная справка или паспорт моряка служат разным целям и при этом являются частичными эквивалентами основного внутригосударственного документа, а именно, внутреннего паспорта гражданина РФ.
Документы, не удостоверяющие личность
Не являются удостоверением личности любые документы, выдаваемые в связи с профессиональной или иной деятельностью гражданина, например:
- студенческие билеты и зачётные книжки;
- пенсионные удостоверения, справки об инвалидности, удостоверения ветерана, инвалида, почётного донора;
- трудовые книжки;
- загранпаспорта;
- свидетельства о браке и о расторжении брака;
- профессиональные удостоверения, например, удостоверения адвоката, работника ФСБ, полиции, госслужащего или члена РАН.
Не могут служить удостоверением личности также:
- копии паспортов, в том числе и заверенные нотариально;
- справки об освобождении. Предел их действия – это предоставление в паспортный стол для получения основного документа.
Процесс создания скан-копии
Где взять скан паспорта? Получить изображение паспорта в электронном виде несложно. Для этого требуется стандартное офисное оборудование:
- компьютер (стационарный или ноутбук);
- сканирующее устройство, подключенное к компьютеру;
- специальное программное обеспечение для считывания и записи изображения на жесткий диск.
Как сделать копию паспорта в электронном виде? Алгоритм действий не отличается от процесса сканирования других документов. Разворот станиц паспорта помещается «лицом» вниз на область оцифровки сканера, затем через ПК или панель управления на устройстве подается команда о начале процесса сканирования. По его завершении программа на компьютере выдаст полученное изображение. Его нужно сохранить в одном из предложенных форматов, выбрав папку для загрузки нового файла. Перед началом сканирования можно задать параметры изображения: цвет, разрешение и т.п.
Перед началом оцифровки необходимо уточнить у принимающей стороны требования к файлу:
- формат — .jpeg, .pdf, .bmp и другие;
- цветность — полноцветный или черно-белый;
- требуемые страницы — только первая или скан паспорта РФ вместе с пропиской;
- размер файла в байтах;
- способ оцифровки — на отдельных страницах или компоновка разворотов на одном листе.
На практике чаще всего требуется полноцветная скан-копия паспорта в формате .jpg или.pdf. Последний формат более удобен, т.к. позволяет отсканировать все страницы и записать их в один файл (.jpg такой возможности не имеет). Сканы в формате ПДФ удобно отправлять по электронной почте, а также хранить на компьютере до первого требования. Для загрузки изображения паспорта в различных электронных сервисах (например, сайт Госуслуги или сервис электронных платежей Яндекс.Деньги) могут быть ограничения по размеру файла. Если потребуется сжать изображение для уменьшения его «веса» при загрузке, можно использовать штатные компьютерные программы Microsoft Office, например, Picture Manager.
Для создания цифровой копии паспорта достаточно обычного мобильного или стационарного устройства с функцией сканирования. Владельцу документа следует бережно его хранить и не допускать утери. При хищении паспорта нужно обращаться с заявлением в правоохранительные органы.
Главное удостоверение личности гражданина – паспорт – может быть востребован во многих ситуациях. При этом мы не всегда имеем возможность предоставить этот документ лично и в оригинале. Но благодаря современным технологиям качественное «фото» паспорта мы всегда можем быстро отправить, например, по электронной почте. Всё, что для этого нужно – сделать скан паспорта, т.е. отсканировать его на специальном устройстве (сканере), чтобы получить цифровую фотографию требуемой страницы удостоверения личности.
Кто не может требовать копию паспорта
Если у вас где-то требуют копию паспорта, и у вас есть сомнения в надёжности этого места, то есть смысл запросить соглашение об обработке персональных данных и познакомиться с ним. Если соглашения нет, то получать и хранить копию паспорта организация не имеет права.
Для типичных случаев копия паспорта не требуется для:
- Копия паспорта не нужна при возврате товара в магазин. Процесс возврата регулирует Закон РФ от 7 февраля 1992 г. N 2300-I «О защите прав потребителей».
- Копия паспорта не нужна при любых обращениях в поликлинику.
- При оформлении документов на ребёнка во время поступления в детский сад и школу.
- Во время оформления бонусной или накопительной карты в магазине.
- Во время трудоустройства работодателю копию паспорта не нужна. Для заключения трудового договора требуется лишь ввести паспортные данные.
- Это касается любых договоров — для них не нужна копия паспорта, а нужно только указать необходимые данные в бланке.
Согласитесь, что на практике редко кто начинает спорить с тем, кто просит копию паспорта, а мирно её отдаёт, особенно если от этого зависит что-то важное для владельца документа, например, принятие на работу, получение кредита или возможность снять жильё. Это нормальная практика, несмотря на нарушение законодательства. Поэтому рекомендуется хотя бы следовать самому первому совету и написать на копии паспорта кому она была выдана и с какой целью.
С какой целью снимается копия с паспорта гражданина
С точки зрения законодательства, снятие копии с паспорта оправдано во время:
- оформления займа или создания расчетных счетов в банковских организациях — финансовые компании обязуются идентифицировать клиентов по норме Федерального Закона №115 «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»;
- получения налоговых вычетов и льгот в Федеральной налоговой службе;
- обращения в росреестр или другую государственную инстанцию для регистрации прав собственности — пункт 12 статьи 18 Федерального Закона №218 от 13.07.2015 г;
- участия в торгах на электронных площадках — статья 51, 88 Федерального Закона № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг;
- оформления визы в посольстве и консульстве;
- обращения в суд с целью защиты собственных интересов.
Главный документ гражданина государства — паспорт, удостоверяющий личность — может потребоваться во многих ситуациях. Но у нас не всегда есть возможность лично представить его оригинал. Это невозможно сделать из-за расстояния, рода занятий или других объективных причин. Довольно часто граждане, которые редко нуждаются в услугах государственных органов или редко о них заботятся, не знают, что они могут использовать отсканированный паспорт и не нуждаются в личном присутствии. Так что, если необходимо, вместо того, чтобы стоять в очереди, чтобы просто передать документы, то есть копию вашего паспорта, вам просто нужно отправить ее по электронной почте.
Так что же такое скан паспорта? Это цифровой файл, созданный с помощью определенных средств: специального устройства — сканера и драйвера для этого устройства. Этот файл содержит изображение паспорта гражданина, необходимые развороты этого документа.
Отсканированный паспорт служит полноценной заменой оригиналу документа, если он является заверенной копией.
Его подлинность подтверждается уполномоченными органами, поэтому скан приобретает юридическую ценность и может полноценно служить своему владельцу. Он используется во всех случаях, когда сканирование считается полным документом. Но сначала следует узнать, как правильно заверить копию своего паспорта, с кем нужно связаться и какие действия нужно предпринять в этом случае.
Технологии не останавливаются, и благодаря им вы можете отправить оцифрованную версию документа туда, где это необходимо. Документ в этом формате можно отправить куда угодно, любому получателю по электронной почте, в социальной сети или через мессенджер. Для этого вам необходимо отсканировать документ с помощью сканера.
Как правило, учреждения, которые принимают копии документов в оцифрованном формате, предъявляют все требования к отправителю в отношении типа файла и его формата. Хотя в разных ситуациях требуется разное качество изображения, все же рекомендуется, чтобы цифровая копия оригинального паспорта была хорошего качества, чтобы все мелкие детали были видны на готовом изображении. Так что вы можете спасти себя в будущем, если у вас возникнут жалобы.
В каких случаях от участника закупок требуется копия паспорта
Разрешите сначала вместе с вами рассмотреть, в каких случаях Федеральный закон от 25.07.2012 г. 44-ФЗ предусматривает предоставление копии паспорта (документа, удостоверяющего личность) участником договора).
требуется копия документа, удостоверяющего личность:
- для аккредитации на электронных площадках для физических лиц и индивидуальных предпринимателей (п. 3 ч. 2 ст. 61 44-ФЗ). Затем этот экземпляр вносится оператором в реестр участников электронного аукциона на сайте (пункты 4 и 5 части 2 статьи 62 44-ФЗ);
- в случае участия в конкурсе, открытом для физических лиц (пп. «б» пункта 1 части 2 статьи 51 44-ФЗ);
- в случае участия в закрытом аукционе для физических лиц (пп. «б» абзаца 1 части 2 ст. 88 44-ФЗ);
- при участии в конкурсе с ограниченным участием для физических лиц (часть 6 статьи 56 44-ФЗ);
- путем участия в двухэтапном конкурсе для физических лиц (ч. 3 ст. 57 44-ФЗ).
Также в некоторых случаях помимо копии самого паспорта в составе заявки также требуются паспортные данные:
- для лица, участвующего в открытом конкурсе (пп. «а» п. 1 ч. 2 ст. 51 44-ФЗ);
- для физического лица по части второй заявки при участии в электронном аукционе (п. 1 части 5 статьи 66 44-ФЗ);
- для лица, участвующего в закрытом аукционе (пп. «а» п. 1 ч. 2 ст. 88 44-ФЗ).
Что делать, если нет сканера
Как сканировать паспорт при отсутствии сканирующего устройства. Это можно сделать с помощью телефона — смартфона или iPhone, в котором установлены соответствующие приложения и камеры. И с их помощью отсканируйте нужный документ. Используем телефон для сканирования.
Чтобы создать копию изображения паспорта на электронных устройствах под управлением Android, вам необходимо:
- Воспользуйтесь сервисом хранения Google;
- Найдите файл с сохраненным скопированным документом;
- С помощью меню найдите окно со знаком плюс;
- Разместите телефон на копируемой странице;
- Отсканируйте, изменив настройки и при необходимости изменив размер, добавьте лист паспорта для сканирования, нажав клавишу «плюс.
Нужна ли ксерокопия страниц трудовой книжки
В перечне анкеты есть безусловный пункт для информации о трудоустройстве. Следовательно, для заполнения анкеты понадобится трудовая книжка, из которой предстоит взять данные о работе за последнее 10-летие.
У трудоустроенных граждан трудовая находится на хранении в сейфе отдела кадров предприятия. Владелец книжки обязан написать заявление с просьбой сделать ксерокопию (иногда книжка выдаётся по устной договорённости). Учитывая письменное ходатайство работника, сотрудники отдела кадров обязаны:
- Не отказывать работнику в принятии заявления.
- Рассмотреть заявление в 3-дневный срок.
- Создать приказ о выдаче документа.
- Сделать ксерокопию всей книжки или необходимых страниц.
- Поставить отметку на последнем бланке: «Работает по настоящее время».
- Заверить копии печатью и подписью руководителя.
Согласно сведениям из скопированных листов, сотрудники ГУВМ или МФЦ будут сверять заполненные данные в разделе анкеты о трудоустройстве.
До 2012 года миграционные правила требовали предъявления копий трудовой от заявителя, заверенных на предприятии. Более семи лет это требование не предъявляется к заявителю.
Теперь копии можно не представлять вовсе или приложить к пакету документов без отметки отдела кадров. Но законодательные послабления затронули не всех россиян.
Здесь следует придерживаться следующего плана действий
- узнать, кто именно звонит, из какого банка и отделения;
- подойти в отделение, запросить детали кредита и пояснить, что вы не брали займ;
- если банк упорствует, то нужно оформить объяснительную и добиться, чтобы ее приняли;
- если банк объяснительную не берет, то ее нужно отправить заказным письмом с уведомлением;
- если банк по-прежнему требует выплаты или обратился к коллекторам, то следует подобрать доказательства, что вы не могли взять заем: например, вас не было в городе или вы были в этот момент на рабочем месте, и если свидетели, готовые это подтвердить. Часто коллекторские агентства, стараясь выбить долги, используют незаконные методы. Читайте по этой ссылке, как дать им отпор;
- если и это не поможет, то нужно обращаться в суд и предъявлять те же доказательства;
- можно настаивать на проведении графологической экспертизы или потребовать от банка предоставить видеодоказательства.
Сколько стоит заверить у нотариуса
На территории РФ такая услуга будет стоить около 100 рублей. Вы платите отдельно за каждую страницу.
То есть три самые необходимые страницы паспорта обойдутся вам в 300 рублей. Цена на все документы одинаковая.
То есть аттестат, свидетельство о рождении и прочие документы также будут стоить по 100 рублей. Цена может также зависит от того, куда обратится гражданин.
Должностное лицо должно очень внимательно проверить совпадения с подлинником, поскольку именно оно будет нести ответственность за достоверность.
Скорее всего, Вам пригодится информация о правилах и особенностях оказания бесплатной юридической помощи.
Сделать дубликат самостоятельно, без участия нотариуса невозможно.
Поскольку вы не являетесь должностным лицом, то можете только сделать ксерокопию.
Когда нужно заверить документ, необходимо посетить контору нотариуса.
В дубликате должно быть указано:
- место нахождения оригинала;
- подтверждение о соответствии оригиналу и об отсутствии ошибок;
- должность работника конторы;
- подпись;
- дата операции;
- печать.
Все перечисленные пункты, кроме печати, вы сможете сделать самостоятельно. Именно из-за нее не каждый гражданин может заверять документы.
Примите во внимание: печать – это подтверждение того, что человек обладает полномочиями, необходимыми для этой операции. Потому сделать все самостоятельно не получится.
Нотариальное удостоверение подлинности документа
В некоторых случаях, предусмотренных законодательством, удостоверение копии у нотариуса является обязательным. В таких случаях подтверждающую надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо. Это, скорее исключения, однако, многие ведомства доверяют именно нотариально заверенным документам. Для осуществления этой процедуры достаточно обратиться к нотариусу, предъявить удостоверение личности, оригинал и копию документа. Нотариус тщательно исследует документ, сверяет копию с подлинником, проверяет, правомочно ли был выдан документ, все ли необходимые реквизиты и подписи присутствуют.
Сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от количества листов и самого документа, который подлежит заверению, чаще всего заверяют личные документы или устав и свидетельства предприятия.