Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как хранить конфиденциальные данные: 7 советов малому бизнесу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выделяют сведения о субъектах, сохраняемые в бумажном и электронном виде. Каждый вариант есть свои плюсы, минусы и особенности. Нередко информация дублируется для эффективного выполнения рабочих задач и в целях безопасности.
Какой должна быть система хранения персональных данных
Основная нагрузка по работе с ПДн ложится на плечи кадрового департамента, поэтому его работники должны иметь точное представление о том, что и как делать для предупреждения несанкционированного доступа. Законодательной базой является Конституция, ФЗ-152, ФЗ-149, Трудовой Кодекс и другие нормативные акты. Особое внимание должно уделяться срокам хранения, передачи и обработки персональных данных. На сегодняшний день правовые нормы определяют следующие требования:
- 3 года предприятие имеет право и обязано хранить заявления о трудоустройстве либо увольнении, письма с рекомендациями, автобиографии, указы о переводе на другую должность, анкеты;
- на протяжении пяти лет сохраняются докладные, служебные записки, командировочные листы, разнообразные справки (которые не включаются в личное дело), а также приказы и выписки;
- финансовая информация (связанная с выдачей зарплаты, премиальных, пособий и т.д.) находится в архиве 75 лет.
Общедоступная информация
К общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен. Обладатель информации, ставшей общедоступной по его решению, вправе требовать от лиц, распространяющих такую информацию, указывать себя в качестве источника такой информации. То есть, если журнал публикуется в Интернете и находится в открытом доступе по решению его создателей, они вправе требовать ссылки на источник в случае использования информации из него где-либо еще.
К общедоступной также относится информация, доступ к которой нельзя ограничить. Перечень сведений, доступ к которым не может быть ограничен, указан в ст.10 Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ :
- нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;
- информации о состоянии окружающей среды;
- информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);
- информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;
- иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.
Как утвердить реестр КИ
Оформление подобных внутренних актов в виде инструкции, регламента, положения и т.д. зависит того, как происходит документооборот в данной конкретной конторе. Но приблизительный порядок подготовки, оформления и ввода в действие перечня сведений конфиденциального характера везде схожий:
- определить, что именно требует защиты от посторонних глаз — какие данные, образцы, документы, на какой срок и т.д.;
- разработать порядок доступа, защиты и контроля;
- определить список тех, кому (и в каком порядке) разрешён доступ к КИ;
- прописать инструкции и требования к тем, кто по работе получает допуск к КИ;
- на документации, входящей в реестр, проставить гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна» (КТ).
Хранение персональных данных работников
Работодатель несет ответственность за информацию, которую получает от нанимаемого персонала, причем это касается всех категорий сведений, начиная от семейного положения и образования, заканчивая адресом проживания и прошлыми местами трудоустройства. В список документов, содержащих ПДн, за которые отвечает руководство компании, входят:
Для принятия на работу будущий сотрудник должен предоставить документы в бумажном либо электронном виде в установленной законом форме. Обязательным является заполнение формы Т-2, где предстоит указать общие сведения и информацию о приеме на ту или иную должность. В будущем именно в личную карточку вносят пометки о смене департамента или специализации, повышении или понижении в должности, прохождении аттестации, повышении квалификационного уровня, переподготовке, наградах и социальных гарантиях. Дополнительно прописывается контактный телефонный номер и место проживания (формальное и фактическое).
Организация учета и хранения персональных данных в соответствии с законодательными нормативами — зона ответственности работодателя, которому предстоит:
Естественно, часть вопросов можно переложить на плечи подчиненных, но вот подписывать внутренние положения, приказы и т.д. должен именно руководитель, и ему необходимо четко понимать, как устроен процесс обеспечения безопасности ПДн.
Чем отличаются понятия: таблица отличий
| Признак | Коммерческая тайна | Конфиденциальная информация |
| Сведения | Носят специфический характер, ориентированный на экономическую деятельность субъекта. Цель – извлечь прибыль. | Носит общий характер, включает в себя разные виды сведений и тайн, в том числе коммерческую. |
| Ответственность за формирование, классификацию данных и их защиту | Владелец имеет право их охранять и принимать меры по защите в соответствии с законодательством. | Регулируется на государственном уровне посредством НПА. |
Нормативное регулирование
В состав законодательства по обеспечению информационной безопасности включаются федеральные законы, подзаконные нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, законы и подзаконные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации.
К числу наиболее значимых нормативных правовые актов в области обеспечения информационной безопасности относятся следующие законы и подзаконные акты.
Конституция Российской Федерации содержит нормы, которые определяют правовые основы информационной безопасности: основные положения правового статуса субъектов информационных отношений, принципы информационной безопасности (законности, уважения прав, баланс интересов личности, общества и государства), конституционный статус государственных органов, обеспечивающих информационную безопасность и др.
Например, к таким положениям относятся нормы, которые устанавливают право каждого субъекта свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (п.4.ст. 29).
Это конституционное право, устанавливающее возможность удовлетворения интересов личности и общества сбалансировано необходимостью их ограничения федеральным законом в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства (п.3.ст.55).
Конституция Российской Федерации устанавливает запрет на доступ к информации о частной жизни и передачу сообщений по линиям телефонной связи (ст.23).
Федеральный закон от 28 декабря 2010 г. N 390-ФЗ «О безопасности» (87)закрепляет правовые основы обеспечения безопасности личности, общества и государства, определяет систему безопасности и ее функции, устанавливает порядок организации и финансирования органов обеспечения безопасности, а также контроля и надзора за законностью их деятельности.
Закон определяет ключевые термины в области безопасности, которые применимы и для сферы информационной безопасности, принципы и систему безопасности, правовой статус и состав Совета Безопасности Российской Федерации.
Федеральный закон от 27.07.2006, г., № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»(88)фиксирует базовые нормы для всей системы информационного законодательства, в т.ч. правового обеспечения информационной безопасности. Они определяют основные термины и их определения, принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации (ст.3), классификацию информации по категориям доступа — общедоступную и ограниченного доступа (ст. 5), порядку ее предоставления или распространения (свободно распространяемую, обязательного предоставления или распространения, ограниченного распространения или запрещаемую для распространения вообще). Закон определяет базовые положения правового режима доступа к информации (ст.8) и его ограничения (ст.9), основные параметры правовых режимов распространения (ст.10) и документирования (ст.11) информации, информационных систем (ст.13), информационно-телекоммуникационных сетей (ст.15) и общие условия защиты информации (ст.16), информационных систем (ст.13) и использования информационных технологий, а также в общих чертах описывает ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.
Федеральный закон от 21 июня 1993 № 5485-1 «О государственной тайне», Федеральные законы от 29 июля 2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» и от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (89, 90, 91) устанавливают правовые режимы информации ограниченного доступа, в том числе, сведений, составляющих государственную и коммерческую тайну.
Нормы названных законов на более конкретном уровне, чем норма ст.9 закона «Об информации» регулируют формирование условий правового режима доступа к сведениям конфиденциального характера, конкретизируют правовой статус субъектов отношений, возникающих по поводу тайн и персональных данных. Именно в названных законах содержатся основные запреты, ограничения и дозволения, которые составляют правовые основания для формулировок составов информационных правонарушений, направленных на интересы личности, общества и государства в области конфиденциальности информации.
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (92).Нормы названного закона определяют правовой режим технологического обеспечения защиты информации в системе базовых законов информационного законодательства. В ст. 1 этого закона определена его цель — обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В законе сформулированы функции электронной цифровой подписи: удостоверяющая, защитная и устанавливающая.
Уголовный кодекс РФ в главе 28 Кодекса предусматривает ответственность за совершение преступлений в сфере компьютерной информации (ст.272-275). Всего в тексте Кодекса содержится более 50 отдельных статей, устанавливающих уголовную ответственность за нарушение установленных запретов в информационной сфере.
Трудовой кодекс РФ устанавливаетправовой режим персональных данных работника, определяет общие требования по их обработке и защите, устанавливает сроки хранения таких данных и процедуру их использования. В случаях нарушения норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, виновные лица привлекаются к дисциплинарной, материальной, административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности. Трудовой кодекс РФ определяет норму об ответственности за разглашение отдельных видов тайн и персональных данных.
КоАП РФ в главе 13 определяет административную ответственность за правонарушения в области связи и информации посвящена отдельная глава (ст. 13.1-13.24). В него включены еще более 90 статей, в которых определяется ответственность за совершение проступков информационного характера. Так, например, устанавливается ответственность за отказ в предоставлении гражданину информации (ст. 5.39), за сокрытие или искажение экологической информации (ст. 8.5), за незаконные действия по получению и (или) распространению информации, составляющей кредитную историю (ст. 5.53).
Имеется также массив нормативных правовых актов подзаконного характера, состоящий из большого количества документов, регулирующих отдельные направления правового обеспечения информационной безопасности.
Указ Президента РФ от 17 марта 2008 г. № 351 «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена»(93). В данном Указе устанавливается запрет подключения информационных систем, информационно-телекоммуникационных сетей и средств вычислительной техники, применяемых для хранения, обработки или передачи информации, содержащей сведения, составляющие государственную тайну к информационно-телекоммуникационным сетям международного информационного обмена. В целях защиты информации государственные органы обязаны использовать только средства защиты информации, прошедшие сертификацию в Федеральной службе безопасности Российской Федерации и (или) получившие подтверждение соответствия в Федеральной службе по техническому и экспортному контролю. Выполнение данных требований Указа в полной мере должно обеспечить защиту информации, составляющей государственную тайну.
Приказом ФСО России от 07.08.2009 N 487утвержденоПоложение о сегменте информационно-телекоммуникационной сети Интернет(94) для федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации.
Эксплуатацию, поддержание и развитие сегмента информационно-телекоммуникационной сети Интернет для федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации обеспечивает Служба специальной связи и информации ФСО России.
Характерные особенности секретности
Информационные сведения имеют широкое понятие. Ограничить свободный доступ к ним или полностью запретить может федеральное законодательство. Если данные настолько важны, что угрожают государственной безопасности, они относятся к военной тайне и принадлежат к стратегическому значению. Подобное распространение, документальное или устное, считается тяжким преступлением и строго карается. Разглашение конфиденциальной информации принадлежит к уведомлениям ограниченно закрытым. Если они не подлежат к общедоступным сведениям, с ними работают правоохранительные или надзорные органы по установлению закона.
В секрете должны содержаться детали:
- следствий в ходе судебных разбирательств;
- персональные из жизни каждого гражданина, его личные данные;
- телефонных разговоров, переписки;
- коммерческих действий юридических и физических лиц, если они являются тайной определенной законом и нормативными актами организации;
- профессиональных сведений, которые доверены были населением работнику – врачу, адвокату, следователю.
Отсюда можно сделать вывод, что тайна бывает:
- государственной;
- коммерческой;
- служебной;
- персональной;
- иной.
Каждого работника, занимающего ответственную должность, заранее предупреждают, что конфиденциальная информация не подлежит разглашению.
Требования к положению
Законодательно не установлена обязательная форма положения о конфиденциальности. Нет и четкого перечня правил, как его составлять и какие пункты включать. Следует предусмотреть:
- перечень секретных сведений. Не обязательно указывать реквизиты конкретных документов, достаточно более общих характеристик и наименований видов сведений. Необходим понятный список, тогда, в случае разглашения, проще доказать, что данные относятся к секретным. Допустимо оформление перечня отдельным документом;
- меры защиты информации: проставление специальных грифов на документы и материальные носители, правила хранения в закрытом сейфе, запирающемся шкафу, охраняемом кабинете. Правила должны соответствовать организационным реалиям компании. Если в одном кабинете сидят несколько сотрудников, один из которых допущен к коммерческой тайне, а остальные — нет, следует предусмотреть особый порядок работы с коммерческой тайной, чтобы оградить ее от других сотрудников;
- случаи и условия предоставления секретной информации новым сотрудникам и контрагентам организации. Например, условие о том, что прежде чем сотрудник допускается к работе, он обязан дать письменное обязательство хранить тайну.
