Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работа с электронными документами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.
Зачем нужен электронный документооборот
Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.
Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.
Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.
Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:
- Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
- Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
- Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
- Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
- Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.
Какие документы можно отправлять?
Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:
- УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
- Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
- Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.
Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:
- договора
- счета-фактуры
- акты
- первичные документы
Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.
Какие документы и договоры могут существовать в электронном виде?
Электронные документы считаются полноправной альтернативой бумажным только в том случае, если они снабжены всеми необходимыми уровнями защиты и подписями (об этом – ниже).
Какие договоры могут быть в электронном виде:
- Договоры о найме, подряде, временном сотрудничестве, деловом партнерстве.
- Финансовые выписки, счета-фактуры, накладные, квитанции и чеки.
- Таможенные и налоговые декларации.
- Договоры оферты или пользовательского соглашения.
- Нотариус может перевести в электронный вид паспорт транспортного средства, доверенности, согласие супруга на сделку, договоры и др. документы.
Какие трудовые документы обязательно дублируются на бумаге?
- Трудовая книжка – ведется на бумаге до тех пор, пока работник не решит перейти только на электронную (об этом нужно написать заявление).
- Приказ на увольнение: в форме электронного документа подписывается усиленной квалифицированной подписью и дублируется в бумажной форме, которая выдается в день увольнения работнику лично или направляется по почте заказным письмом с уведомлением. Судебные инстанции, государственная инспекция охраны труда, Роструд на данный момент не признают электронный формат данного документа.
- Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Может существовать только на бумаге.
Развитие законодательства в сфере ЭДО и ЭП
В конце 2019 г. был принят Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об электронной подписи“ и статью 1 Федерального закона „О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля“», внесший существенные изменения в российское законодательство об ЭП. В частности, указанным законом предусмотрены следующие изменения (часть из которых вступила в силу 1 июля 2020 г., а другая часть была отложена на более поздний срок по причине распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19)).
Так, с 1 января 2021 г.:
-
удостоверяющие центры смогут хранить и использовать ключ электронной подписи (дистанционная электронная подпись). Соответственно, у владельцев будет возможность подписания электронных документов из любого места и с любого устройства без установки специальных программ;
-
появится новый вид организаций — доверенная третья сторона, которая будет проверять действительность электронной подписи, сертификатов и полномочий участников электронного взаимодействия, в целях обеспечения безопасности работы с ЭП и уменьшения случаев мошенничества;
-
определены условия признания электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях. Предполагается, что механизм признания иностранных электронных подписей будет работать через услуги аккредитованной доверенной третьей стороны либо аккредитованного удостоверяющего центра.
С 1 января 2022 г.:
-
изменяется порядок получения ЭП. Теперь руководители коммерческих предприятий и ИП будут получать ЭП в органах ФНС России, руководители органов власти — в Федеральном казначействе, а руководители кредитных организаций — в Центральном банке РФ;
-
квалифицированные сертификаты будут выдаваться заявителям — юридическим лицам только на должностное лицо, которое вправе действовать от имени юридического лица без доверенности;
-
определяется порядок выдачи и использования электронных доверенностей.
Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.
Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.
Требования к электронному образу документа и к электронному документу
Требования к электронному образу документов и к электронному документу зависят от цели составления и от получателя документа.
Так, например, при подаче документов в арбитражные суды Российской Федерации или мировым судьям электронные образы должны отвечать определенным требованиям, в частности (разд. 2.2 Порядка N 252, разд. 2.2 Порядка N 168):
- электронный образ документа должен обеспечивать сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности, должен содержать графическую подпись лица, печать и угловой штамп бланка (при наличии);
- электронный образ может быть заверен как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и простой электронной подписью;
- сканирование документа на бумажном носителе должно производиться в масштабе 1:1 в черно-белом либо сером цвете (качество 200 — 300 точек на дюйм), сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста, если это имеет значение для рассмотрения дела;
- файл электронного образа документа должен быть в формате PDF, размер файла не должен превышать 30 Мб;
- каждый отдельный электронный образ документа должен быть представлен в виде отдельного файла.
При подаче документов в арбитражные суды РФ электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись). При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее. Размер файла электронного документа не должен превышать 30 Мб. Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла (п. п. 2.3.2, 2.3.3, 2.3.5, 2.3.6 Порядка N 252).
Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, установлены в ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Согласно п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов (применяется в порядке, предусмотренном ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации») (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016) отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
- место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
- элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
- элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
- элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством (п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Организации могут использовать бланки документов, изготовленные на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений (п. 6.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Какие существуют СЭД: примеры систем
Самые распространенные из них мы свели в таблицу:
|
Название |
Особенности |
Цена, руб |
|
Логика |
Гибкая в вопросах индивидуальной подстройки, простая в освоении, ориентированные на фирмы любых размеров и сфер занятости. |
4900-5900 за каждое рабочее место |
|
Дело |
Крупная и очень известная, отличающаяся широким функционалом и дружелюбным интерфейсом. |
11000-13500 за каждое рабочее место |
|
1С:Архив |
Совместима со всеми фирменными решениями, позволяет хранить и использовать файлы какого угодно формата — графические, текстовые, аудио, видео. |
12000-57000 за программу полностью |
|
Евфрат |
Продвинутая, с собственной СУБД, приятным и интуитивно понятным дизайном и богатыми возможностями. |
От 5000 при использовании на оборудовании фирмы, от 10000 при развертывании на сервере разработчика |
|
OPTIMA-WorkFlow |
Новая и очень активно развиваемая, обладающая набором уникальных специализированных функций. |
55000-75000 за лицензию |
|
Directum |
Ориентирована для малых и средних компаний, позволяет совмещать цифровые и физические носители. |
7000-2000000 за лицензию |
Электронные документы и их виды
Электронный документ — информация, которую можно открыть и обработать с помощью специального ПО, а также передать по телекоммуникационным каналам связи. Структура и способ передачи данных должны быть понятны для человека.
По способу возникновения электронные документы могут быть:
- Электронные — созданные в таком виде сразу.
- Электронные образы — созданные на бумаге и отсканированные.
Различаются они юридической значимостью. Образ (скан) — не оригинал документа, поэтому он не подойдет для госорганов. Например, отсканированные первичные документы не будут доказательством для налогового учета расходов.
ФНС и Росстандарт признают оригиналом документа только первый или единичный экземпляр документа в том формате, в котором он создавался изначально. Утвержденные форматы: XML, для отсканированных копий — JPG, TIFF, PDF, PNG.
В зависимости от формы документы бывают:
Структурированные (формализованные) — когда формат определяет нормативный правовой акт уполномоченного органа. К ним относятся такие форматы ЭД, утвержденные приказами ФНС:
- УПД. Счет-фактура (СЧФ);
- УПД. Счет-фактура и документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав (СЧФДОП);
- УПД. Документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав (ДОП).
- УКД (КСЧФ) — корректировочный счет-фактура;
- УКД (ДИС) — изменение стоимости;
- УКД (КСЧФДИС) — корректировочный счет-фактура и изменение стоимости.
Как видите, самые важные документы вполне себе живут в электронном виде. Да, многое завязано на непривычных технических нюансах, некоторым бухгалтерам придется привыкать к новым требованиям. Эффективней всего в электронном виде реализована работа с счетами-фактурами и актами, здесь наиболее проработанные процессы, прозрачный регламент и требования. Объяснить это просто: эти документы напрямую участвуют в налоговом администрировании, то есть, замешаны на процессах поступления налогов в казну. Другие документы вызывают меньше вопросов у государства, а, значит, к ним предъявляется меньше требований.
Мы намеренно взяли в обзор только те документы, с которыми чаще всего работают именно бухгалтеры. Если бы мы добавили к этому списку неформализованные документы, договоры, свидетельства, доверенности — то пришлось бы писать две главы.
На что следует ориентироваться при выборе ЭДО
Выбор в пользу конкретной системы должен основываться на детальном анализе представленных на рынке вариантов. Подсказкой для компаний может стать перечень базовых вопросов, ответы на которые способствуют выработке окончательного решения.
· Как долго СЭД представлена на рынке?
· Соответствует ли система целям предприятия, требованиям политики в области защиты информации, стандартам отрасли, законодательству?
· На каком уровне находится сервисное обслуживание, в каком объеме оно предоставляется?
· Заложены ли в систему ресурсы для трансформации, дополнений? Какие связанные с этим расходы могут ждать компанию в будущем?
Наряду с изучением предлагаемых систем, команде по внедрению ЭДО следует проанализировать потребности собственной компании и определить необходимый к приобретению функционал. Важную роль играет уровень технического состояния ИТ-службы. Полезным будет выявить его сильные и слабые стороны, определить перечень и стоимость подготовительных работ.
Рассмотрев свойства, реквизиты, признаки, понятие электронного документа, структуру, а также его виды, стоит более внимательно изучить правовую сторону данного вопроса.
Если ЭД составлен в соответствии со всеми юридическими нормами, а его подпись имеет все необходимые сертификаты, то он имеет законную силу, равную его бумажному аналогу.
Естественно, в каждом государстве правовое регулирование понятия «электронный документ» несколько отличается, но это мелочи. В целом законодательство разных стран одинаково лояльно относится к ЭД, ведь сегодня делопроизводство такого вида уже давно вышло на международный уровень. В связи с этим получается парадокс. Некоторые державы больше пекутся о внешнем электронном документообороте. В то же время внутри государства он может быть почти не развит. Вот такой утрированный аналог уровня современной компьютерной грамотности. При нем человек умеет устанавливать различные приложения на «Андроид», но не знает элементарных принципов работы с таблицами Exel.
Документы налогового учета в электронном виде
Сегодня идет постепенный переход к составлению документов, необходимых для целей налогообложения, в электронном виде. Самый яркий пример – электронные счета-фактуры.
Согласно ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
НК РФ устанавливает следующие требования к оформлению документов по учету НДС в электронном виде:
–счет-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ;
–порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме устанавливается Минфином;
–форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж утверждаются налоговым органом.
Сегодня действуют следующие документы:
–Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденный Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 №50н;
–Форматы представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи, утвержденные Приказом ФНС РФ от 30.01.2012 №ММВ-7-6/36@.
С 14 апреля 2015 года действует Приказ ФНС РФ от 04.03.2015 №ММВ-7-6/93@, которым утверждены:
–формат счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронной форме;
–формат корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронной форме;
–формат журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, в электронной форме;
–формат книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;
–формат дополнительного листа книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;
–формат книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;
–формат дополнительного листа книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме.
Действовавший ранее Приказ ФНС РФ от 05.03.2012 №ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» утратил силу.
Представители Минфина дали ответ на вопрос о порядке заверения предоставляемых принципалу копий счетов-фактур, полученных агентом в электронной форме при приобретении для принципала товаров (работ, услуг) (Письмо Минфина РФ от 05.03.2015 №03‑07‑09/11604).
В соответствии с п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137, агент вместе со счетом-фактурой, выставленным принципалу, представляет принципалу заверенную в установленном порядке копию счета-фактуры, выставленного агенту продавцом. Согласно абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это. Таким образом, агент вправе представить принципалу копии счетов-фактур, полученных в электронной форме, на бумажном носителе в виде заверенных агентом копий с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).
Используемые сокращения
Для лучшей читаемости, далее по тексту будут использоваться сокращения:
-
ЭДО – электронный документооборот;
-
ЭД – электронный документ;
-
ЭП – электронная подпись;
-
ЭЦП – электронная цифровая подпись;
-
УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;
-
СЭД – система электронного документооборота;
-
УПД – универсальный передаточный документ;
-
ПО – программное обеспечение.