Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Чем жалоба отличается от претензии и рекламации – основные отличия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Претензия или рекламация служит для внесудебного разрешения споров. Если после покупки изделия в нем обнаружены дефекты, покупатель вправе составить рекламационный акт и направить его продавцу для ознакомления и исполнения.
Отличие рекламации от претензий
Понятия рекламация и претензия по сути тождественны друг другу. Однако есть небольшие различия, распространенные в деловом обороте. Претензией принято оформлять отношения, возникшие в результате покупки товара для личных нужд, не связанных с какой-либо деятельностью, включая предпринимательскую. Сюда относится покупка любого товара в магазине.
Рекламация в промышленности — это претензия организации-потребителя к организации-изготовителю. Порядок составления рекламаций определен отраслевыми нормативными актами. Там же регламентируется и порядок проведения экспертиз рекламируемых изделий.
Разъяснение понятия рекламации дано в ГОСТ Р 55754-2013. Это письменное заявление потребителя, составленное в установленной форме. Оно содержит указание изготовителю (поставщику) на обнаруженные в период действия гарантийных обязательств дефекты или несоответствие комплектности поставленных изделий требованиям ТУ.
Также в заявлении может быть требование о восстановлении комплектности или замене дефектных изделий. Там же, в ГОСТе, дана и форма рекламации — приложение В.
В бухгалтерии под рекламационными актами подразумевают формы Торг-3 для импортных товаров и Торг-2 для отечественных. На основании заполненных форм организация-покупатель может впоследствии требовать возмещения ущерба.
Часто в договорах обозначено требование составления рекламации в присутствии представителей обоих контрагентов и экспертов Торгово-промышленной палаты. Если вторая сторона договора прибыть не сможет, ее могут замещать представители других незаинтересованных организаций.
Что делать, если клиент требует вернуть деньги за некачественную услугу, просит о скидке или возмещении расходов
Общее правило: клиент имеет право попросить скидку, оплату расходов или возврат денег, если ему оказали некачественную услугу — ст. 29 и ст. 31 ЗОЗПП.
Срок решения вопроса: до 10 дней со дня обращения.
Людмила отремонтировала двигатель в автосалоне, но через неделю автомобиль стал плохо заводиться и терять мощность. Девушка возвращается в автосервис с жалобой на некачественный ремонт, просит вернуть деньги, потому что хочет обратиться к другим мастерам.
Что делать. Регламент процесса по обработке претензий клиентов зависит от гарантии на услугу. Салон дает гарантию на ремонт — 1 год. Год не прошел, гарантия работает, поэтому ребята делают экспертизу за свой счет. Дальше по ситуации. Если машина не едет из-за того, что барахлит двигатель, нужно вернуть деньги. Если причина в другом, например, забилась выхлопная труба или люда залила солярку вместо бензина, Людмила отдает салону деньги за экспертизу и отправляется сама решать косяки.
Что делать, если клиент требует неустойку
Общее правило: если исполнитель просрочил срок доставки, ремонта или ещё чего-то, он платит пеню — 1% от суммы товара за каждый день просрочки или 3% от стоимости услуги — ст. 23 и 28 ЗОЗПП.
Людмила заказала пошив штор. Должны были сделать за 7 дней, неделя прошла — ничего не готово. Девушке пообещали, что через 3 дня отдадут готовые шторы, но снова ничего не сделали. Она требует обратно ткань и неустойку. Пошив стоит 10 000 ₽, за 3 дня просрочки Людмиле должны 900 рублей.
Что делать. В этом случае работу с претензиями и жалобами клиентов нужно ускорить. Чем раньше договорится с клиентом, тем лучше — неустойка растет каждый день. В случае Людмилы, если мастерская будет сопротивляться 10 дней — набежит 3000 ₽, а если ждать решения суда, накапает десятки тысяч рублей.
Основное отличие жалобы от претензии и рекламации состоит в том, что жалоба относится к административно-правовым отношениям, а претензия и рекламация – к гражданско-правовым. Рекламация и претензия – это инструменты для урегулирования споров в деловых и торговых отношениях до суда.
Жалоба – способ восстановить законные права и интересы. С одной стороны находится чиновник, представитель власти, в чьих полномочиях имеется возможность удовлетворения жалобы, а с другой стороны – лицо, чьи интересы были нарушены.
Между рекламацией и претензией существенных различий нет. Но стоит отметить, что претензию можно направить в любое время, а рекламацию – только в период гарантийного срока. Также есть небольшие нюансы в составлении этих бумаг.
Что необходимо сделать?
1) Посмотрите должностную инструкцию и должностной регламент, на основании которых указанный вами адресат выполняет свои служебные обязанности. Типовые варианты вы можете найти в интернет-поисковике. Из списка обязанностей и правомочий выберете те, реализации которых вы ждете. В жалобе можете указать ссылку на это правомочие, сформулировав его под вашу ситуацию (в зависимости от того, в чем проблема и что должны делать).
2) Добавьте в свое требование фразу о том, что вы ожидаете ответа в письменной виде. Конечно, закон предоставляет право адресату отвечать вам и в устной форме, но это гораздо хуже. Письменный ответ – это документ, который в дальнейшем будет служить вам опорой и неопровержимым доказательством.
5. Внесите элемент угрозы
Речь не идет об угрозах “встретить в темном переулке”.
В действительности вам нужно просто поставить адресата в известность о вашем намерении обратиться к вышестоящим должностным лицам и вышестоящие органы.
Например: “Если я не получу письменного ответа на поданную мною жалобу и указанные в ней меры не будут предприняты, все материалы дела и прилагаемые у ним доказательства я передаю в… (отдел, комиссию и т.д.)”.
Лишних слов наподобие “я буду вынужден”, “я намерен”, “мне придется” писать не нужно. Так как свои действия вы указываете как факт, описывайте их в форме настоящего времени.
6. Отправляйте жалобы повторно и регулярно
К сожалению, именно так работает система рассмотрения жалоб: чем они чаще поступают, тем больше внимания им стоит уделить. Примите как факт, что огромное количество жалоб может запросто поглотить вашу. Обижаться не нужно, лучше делайте все возможное, чтобы вас заметили.
Периодичность отправки жалобы зависит от ваших возможностей и желания. Можно отправлять 1 раз в неделю или две. Стандартный срок рассмотрения жалобы составляет 30 дней. Не бойтесь показаться назойливым: это означает лишь то, что вы действительно нуждаетесь в содействии органов власти.
Как написать письмо рекламацию
Допускается написание бумаги от руки, оформление в печатном, электронном формате. К составлению документа необходимо подготовиться. Следует внимательно рассмотреть условия договоров, информацию, содержащуюся в аннотации, инструкции. Нужно выбрать оптимальные меры для решения данного конфликта, которые смогут компенсировать причиненные убытки, ущерб. В соответствии с заключенными договорами, гарантийными сроками выбирается время для принятия соответствующих мер.
Есть несколько рекомендаций для авторов этого документа, способных оказать реальную помощь в его составлении:
- Пользуйтесь образцом, позволяющим внести все необходимые сведения.
- Аккуратно заполняйте документ, исключите ошибки, недочеты, исправления.
- Используйте полноценную доказательную базу, приложите дополнительные документы.
Наличие образца дает возможность включить все данные, которые должна содержать рекламация. Исправления, недочеты снижают юридическую силу документа, предоставляют возможность оппоненту не принимать претензию. Доказательная база должна полноценно отразить суть, правомерность претензии. Дополнить данный документ можно копиями квитанций, чеков, свидетельствующих об оплате. Могут прилагаться к нему акты экспертиз, фотографии, показания свидетелей и др.
Обратите внимание!
Последствия ненаправления претензии (несоблюдения претензионного порядка)
Если претензию вы отправить забыли и сразу передали иск в арбитражный суд, то судья вам заявление вернет, и вам придется все-таки претензию ответчику выставить, а значит у него будет больше времени, чтобы спрятать свои ликвидные активы и помешать вам исполнить судебный акт. А если суд все же примет иск к рассмотрению, а ответчик сообщит о том, что претензию ему не направили, то суд оставит иск без рассмотрения.
А что будет, если претензия все-таки ответчику направлялась, но документы об этом вы приложить к иску забыли? В этом случае суд не сразу возвращает заявление истцу, в сначала оставляет его без движения, чтобы вы устранили замечания.
Внимание! Вы можете заявить о несоблюдении досудебного порядка в суде первой инстанции, в апелляции и кассации такое право вы теряете.
В чем отличия между рекламацией и претензией
По своей сути претензия и рекламация не имеют отличий. Оба этих документа составляются при нарушении прав. Получатель, потребитель с их помощью выражает недовольство предоставленными услугами, товаром. Он объясняет суть своих претензий, отражает несоответствие параметров, данным, указанным в договоре, рекламной информации, инструкции. В обоих документах указывается требование по исправлению ситуации.
Унифицированного формата эти деловые бумаги не имеют, они составляются в любом порядке. Эти документы относятся к одному из способов досудебного разбирательства, устранения конфликта без привлечения этих органов.
Есть определенное отличие этой деловой бумаги от претензии. Этот документ обычно используется для решения споров в торгово-потребительской сфере. Его подача ограничивается гарантийными сроками, установленными производителем. Но эта особенность не является строгим правилам. Он может заменять претензию и в других конфликтах. Срок подачи может составлять два-три года.
Как написать письмо рекламацию
Допускается написание бумаги от руки, оформление в печатном, электронном формате. К составлению документа необходимо подготовиться. Следует внимательно рассмотреть условия договоров, информацию, содержащуюся в аннотации, инструкции. Нужно выбрать оптимальные меры для решения данного конфликта, которые смогут компенсировать причиненные убытки, ущерб. В соответствии с заключенными договорами, гарантийными сроками выбирается время для принятия соответствующих мер.
Есть несколько рекомендаций для авторов этого документа, способных оказать реальную помощь в его составлении:
- Пользуйтесь образцом, позволяющим внести все необходимые сведения.
- Аккуратно заполняйте документ, исключите ошибки, недочеты, исправления.
- Используйте полноценную доказательную базу, приложите дополнительные документы.
Наличие образца дает возможность включить все данные, которые должна содержать рекламация. Исправления, недочеты снижают юридическую силу документа, предоставляют возможность оппоненту не принимать претензию. Доказательная база должна полноценно отразить суть, правомерность претензии. Дополнить данный документ можно копиями квитанций, чеков, свидетельствующих об оплате. Могут прилагаться к нему акты экспертиз, фотографии, показания свидетелей и др.
Обратите внимание!
Важно грамотно указать все данные заявителя и адресата, изложить все сведения о сути претензии, несоответствии качества товара, услуги, сроков поставки, обосновать их. Эмоции в таком документе не приветствуются.
Жалоба или претензия в чем разница
Рекламация – это документ, входящий в категорию гражданского права. В нем содержится претензия к поставщику услуг, товаров. На ее основании должны быть приняты меры для устранения выявленных дефектов, нарушений. С древнегреческого языка слово переводится как возражение, неодобрение, требование.
Составить этот документ может частное лицо, организация, компания. Поводом для написания может стать приобретенный товар ненадлежащего качества, услуга, оказанная с нарушением условий договора и т.п. В крупных фирмах имеются специальные отделы, занимающиеся решением спорных вопросов. Иногда в штат включается специалист, обладающий юридическими знаниями, опытом в написании претензий.
Строгих ограничений по времени подачи нет. Ориентиром может служить гарантийный срок, если претензия предъявляется по поводу выявленных дефектов. Определяющим моментом может являться заключенный между сторонами контракт, договор. При отсутствии этих факторов можно руководствоваться общими сроками исковой давности, которые составляют два-три года.
Эта бумага может подаваться по поводу любого нарушения обязательств, прав.
Наиболее распространенными категориями этого документа являются жалобы на:
- ненадлежащее обслуживание;
- невыполнение условий договора;
- плохое качество продукта;
- несоответствие показателей, данным, указанным в инструкции, этикетке.
В сфере обслуживания нередки случаи некорректного поведения персонала. Продавец, администратор, метрдотель, другие лица являются представителями поставщика товаров, услуг. Поведение персонала, несоответствующее общепринятым нормам, является распространенной причиной подачи жалобы.
Контрагенты в рыночных отношениях заключают договора на поставки товаров, услуг. Нарушение обязательств создает сложности, нарушает течение хозяйственной деятельности, срывает планы. Претензия используется в деловой жизни для разрешения конфликтной ситуации в досудебном порядке.
На ее основании исправляются недочеты, деловые отношения налаживаются. Приобретенное сырье, готовая продукция могут иметь ненадлежащее качество. В описании указываются имеющиеся дефекты, брак. В документе указываются способы устранения проблемы.
Это может быть замена некачественного продукта, возврат уплаченных средств, предоставление услуги в полном объеме.
Состав, функционал продукции, работы, выполняемые по услуге, могут не соответствовать параметрам, указанным в аннотации, рекламной информации, инструкциях. В претензии содержатся сведения об обнаруженных фактах. Поставщик товара, услуги должен рассматривать бумагу как руководство к действиям, направленным на устранение имеющихся недостатков, несоответствий.
Основное отличие жалобы от претензии и рекламации состоит в том, что жалоба относится к административно-правовым отношениям, а претензия и рекламация – к гражданско-правовым. Рекламация и претензия – это инструменты для урегулирования споров в деловых и торговых отношениях до суда.
Жалоба – способ восстановить законные права и интересы. С одной стороны находится чиновник, представитель власти, в чьих полномочиях имеется возможность удовлетворения жалобы, а с другой стороны – лицо, чьи интересы были нарушены.
Между рекламацией и претензией существенных различий нет. Но стоит отметить, что претензию можно направить в любое время, а рекламацию – только в период гарантийного срока. Также есть небольшие нюансы в составлении этих бумаг.
Текст должен содержать:
- данные получателя (ФИО, должность);
- данные отправителя (ФИО, адрес);
- сам предмет жалобы;
- просьба об удовлетворении жалобы;
- дата и подпись составителя.
Образец жалобы можно посмотреть
здесь
. Жалобу составляют в двух экземплярах, второй обязательно оставляют у себя.
Подать ее можно, отнеся лично в приёмную должностного лица либо направив по почте.
В тексте письма-претензии необходимо указывать:
- наименование компании или контактные данные лица, кому эта претензия направляется;
- наименование компании или контактные данные составителя;
- название, номер документа;
- список нарушений (необходима ссылка на договор между сторонами);
- предъявляемые требования;
- дату, подпись.
Основное отличие жалобы от претензии и рекламации состоит в том, что жалоба относится к административно-правовым отношениям, а претензия и рекламация – к гражданско-правовым. Рекламация и претензия – это инструменты для урегулирования споров в деловых и торговых отношениях до суда.
Жалоба – способ восстановить законные права и интересы. С одной стороны находится чиновник, представитель власти, в чьих полномочиях имеется возможность удовлетворения жалобы, а с другой стороны – лицо, чьи интересы были нарушены.
Между рекламацией и претензией существенных различий нет. Но стоит отметить, что претензию можно направить в любое время, а рекламацию – только в период гарантийного срока. Также есть небольшие нюансы в составлении этих бумаг.
Жалоба, претензия, рекламация — в чём отличие?
Мы хотим реализовать свое конституционное право, мы подаем просьбу работодателю о том, чтобы нас приняли на работу. Обязан ли работодатель принять вас? Да, но при определенных условиях. Допустим, для работы требуется высшее образования, работодатель вправе отказать вам, если у вас такого образования нет, либо у вас образования по другой сфере. Но, вот, допустим, вы подходите по всем критериям, то по идее работодатель обязан вас принять на работу (см. Трудовой Кодекс Российской Федерации). А что делать, если допустим, 2 работника примерно с одинаковыми данными. Например, вы знали, что возраст не должен влиять на прием на работу, а в законе даны четкие основания, когда можно отказать от принятия на работу.
Приведем еще пару примеров. Статья 25 Конституции говорит о том, что жилище неприкосновенно. Что мы будем делать, если в наш дом незаконно проникли? Конечно же, пойдем в правоохранительные органы. А там мы уже и будем составлять заявление. Там у нас его уже не просто могут или не могут принять, а обязаны. Но про данную сферу мы еще поговорим, когда перейдем ко второму пункту.
А пока, возьмем еще один пример для закрепления материала. Конституция говорит в статье 43, что каждый имеет право на образование. Но также не получается, что мы взяли и пришли в университет на пару, и значит мы студент этого университета? Конечно же, нет, сначала мы пишем заявление и если его одобряют, то мы становимся студентом.
Что еще сразу бы хотелось сказать, что не стоит думать, что везде необходимо заявление. Все права у нас и так есть, просто в определенных случаях нужно их реализовать через заявление, там, где это целесообразно. Например, никто не ограничивает ваше право на образование, когда вы читаете научную литературу дома, и заявления тоже от вас никто не требует. Но, когда мы поступаем в университет, логично подача заявления, ведь мы должны числиться в списках, нам проставляют оценки за сессии, потом выдают диплом и т.д. А то в университеты бы просто приходили люди и слушали, а потом не было бы подтверждения того, что данный специалист действительно разбирается в определенном материале. С другой стороны, он так же может прийти на семинар допустим на какие-либо курсы или семинары, которых в данный момент огромное количество и послушать.
Еще обозначим, что заявление может быть не только письменным, но и устным. Вообще это логично, так как к примеру, заявление, как мы помним – это просьба. И по идее, когда мы просим человека отойти, то есть не нарушать наше личное пространство, это тоже будет заявлением, пусть и без процедурным. А вот, например, когда мы обращаемся в правоохранительные органы, это уже будет устное заявление, которое имеют определенную процедуру и всегда несет юридические последствия.
Вот мы потихоньку и подходим ко второй части, где мы разбираем заявление по поводу какого-либо противозаконного действия. Предположим, что мы шли по улице и на нас кто-то напал, дабы забрать у нас какое-либо имущество. Ситуация сразу видно – противозаконная, куда мы пойдем – в полицию. И вот мы приходим и говорим, что нас ограбили, но нам, конечно же, пояснят, что не ограбили, а было разбойное нападение, так как грабеж, это просто открытое хищение, а разбой еще и сопряжен с насилием, либо угрозой такого насилия. Мы устно рассказываем о данном событии, а сотрудник записывает все с наших слов, потом мы это подписываем. Мы сделали заявление о том, что нарушается закон. Может ли в таком случае нам отказать сотрудник полиции, конечно же, нет, он должен как минимум проверить наше заявление и вынести решение – возбудить уголовное дело или нет.
Критика должностных лиц наверно тоже не должна оказывать больших затруднений. Например, нас незаконно остановили, мы написали заявление, где написали, что данный сотрудник незаконно нас остановил на улице.
Таким методом решаются обычно досудебные споры, вызванные нарушение гражданско-правового договора. Бывает и так, что подача такой претензии обязательно, прежде чем пойти в суд, но давайте по порядку.
Приведем пример, вы заключили договор аренды сроком на 2 года. Оформлено было все правильно в письменной форме, со всеми существенными условиями и т.д. Тут, нам арендатор не платит нам уже 3 месяц, нас это, конечно же, возмущает и мы пишем претензию в отношении нашего арендатора (кстати, по данному договору необязательно подавать претензию, а можно сразу пойти в суд). В данном случая данная претензия буде неким замечанием, чтобы напомнить, что уважаемый арендатор, вы вообще помните, что вы должны платить нам за помещение? Данная бумага схода примерно с устным замечанием, когда, вы, например, позвонили арендатору, но зато, если арендатор отказывается и дальше платить, вы лишь еще раз подтвердите свою правоту в суде, где эту претензию можно приобщить к делу.
В случае, когда такая претензия нужна обязательно, она носит уже формальный эффект, который имеет обязательные критерии. В данном случае, мы допустим заключили договор, но, если одна сторона не исполняет его, нам сначала требуется отправить ему претензию, а уж потом идти в суд, если претензия не произвела нужного результата.
Теоретически претензия может быть в устной форме, но не носит никакой юридической силы. Допустим, при той же аренде помещения, мы позвонили нашему арендатору и высказали свою претензию о том, что он не платит уже 3 месяца. В суде мы, конечно же, может уточнить, что мы звонили арендатору и даже можем рассказать, о чем вы говорили, если это влияет на процесс, но все суд будет оперировать фактами, а фактом в данном случае является то, что договор аренды есть, обязанности платить деньги вам есть, и то что обязанности не выполняются.
То есть, если договором вы предусмотрели, что, когда сторона не выполняет обязательства, необходимо сначала подать жалобу, а потом идти в суд, то так оно и будет, и тогда она носит юридический эффект. Причем интерес тот факт, что жалоба и претензии в данном случае будет иметь практически одинаковый смысл и скорее всего одинаково учтется при суде.
Часто в деловых отношениях возникают некоторые спорные моменты или ситуации, когда права или интересы одной из сторон были ущемлены. Зачастую их можно решить, не доводя дело до судебной тяжбы. Для этого следует использовать официальные документы, такие, как жалоба, рекламация и претензия.
Жалоба – это требование устранить нарушение законных прав и интересов, составляемое в письменной форме, адресуемое со стороны любого гражданина уполномоченному государственному органу или местным властям. Также жалоба может подаваться на действия или бездействие органов власти, когда речь идёт о нарушениях правовых норм.
Право обратиться с жалобой к властям регулирует 33 статья Конституции РФ и Федеральный закон №59. Претензия – это требования в письменном виде одной стороны к другой стороне о надлежащем исполнении взятых на себя обязательств.
К основным поводам подачи претензий относят случаи, когда:
- нарушены сроки исполнения договорных обязательств;
- нарушены пункты договора, что повлекло причинение ущерба;
- не выполняются платёжные обязательства.
Рекламация является одной из разновидностей претензии. Это претензия, которую предъявляет покупатель или заказчик продавцу, поставщику либо подрядчику касательно ненадлежащего качества или недостающего количества товара, что было обнаружено в гарантийный период.
Это могут быть требования устранить недостатки, снизить цену, возместить убытки или причинённый ущерб.
Рекламация может быть подана, когда:
- были получены товар или услуга неудовлетворительного качества;
- сорвана производственная деятельность;
- сроки оказания услуги или поставки товара не были соблюдены;
- продукция поставлена в неполной комплектации;
- стоимость товара или услуги была намеренно завышена.
Основное отличие жалобы от претензии и рекламации состоит в том, что жалоба относится к административно-правовым отношениям, а претензия и рекламация – к гражданско-правовым. Рекламация и претензия – это инструменты для урегулирования споров в деловых и торговых отношениях до суда.
Жалоба – способ восстановить законные права и интересы. С одной стороны находится чиновник, представитель власти, в чьих полномочиях имеется возможность удовлетворения жалобы, а с другой стороны – лицо, чьи интересы были нарушены.
Между рекламацией и претензией существенных различий нет. Но стоит отметить, что претензию можно направить в любое время, а рекламацию – только в период гарантийного срока. Также есть небольшие нюансы в составлении этих бумаг.
Получение, регистрация и первичная оценка претензии
8.5. Все претензии должны быть задокументированы и оценены, чтобы установить, представляют ли они собой потенциальный дефект качества или другую проблему.
Претензия может быть получена любым сотрудником предприятия по разным каналам — в устной, письменной или электронной форме (по телефону, при личной встрече, по почте, по факсу, по электронной почте и т. д.). Она может быть получена как от потребителя, так и от компетентного органа.
Претензия может быть получена как в рабочие, так и в выходные и праздничные дни, и к этому нужно быть готовым. Все сотрудники предприятия должны пройти обучение порядку уведомления о полученной претензии.
На предприятии должен быть назначен сотрудник, ответственный за регистрацию претензий. Этот сотрудник может также выступать в роли координатора по работе с претензиями.
Сотрудник предприятия, получивший информацию о претензии, должен незамедлительно уведомить о ней сотрудника, ответственного за регистрацию претензий. Рекомендуется разработать форму для сбора сведений о претензии и обеспечить ей тех сотрудников предприятия, которые могут получить информацию о претензии с наибольшей вероятностью. Наличие такой формы и ее заполнение помогут сохранить и передать первичные сведения о поступившей претензии. Первоначально необходимо собрать как можно больше данных от заявителя претензии, в частности:
- дата получения претензии;
- данные о заявителе — наименование организации и/или ФИО заявителя и контактные данные (телефон, факс, электронная почта, адрес);
- данные о продукте — наименование, форма выпуска, дозировка, номер серии, срок годности количество;
- суть претензии и любые связанные с ней нежелательные явления (для человека или животного);
- наличие образца (образцов) — сотрудник, получивший информацию о претензии, должен проинформировать заявителя о необходимости надежного сохранения образца (образцов).
После уведомления о претензии и получения данных, сотрудник, ответственный за регистрацию претензий, должен оперативно связаться с заявителем для уточнения какой-либо недостающей информации. Обсудив суть проблемы с заявителем, можно добавить к описанию претензии детали, которые могут помочь при проведении дальнейшего расследования. Уже на данном этапе может выясниться, что потребитель неправильно понимает назначение продукта или способ его применения, что может предотвратить ненужное расследование.
Необходимо запросить у заявителя образец (образцы) продукта и/или его (их) фотографию, которые могут быть необходимы для проведения расследования. Вопросы, связанные с передачей образца, нужно обсудить с заявителем. Транспортировку образца нужно организовать таким образом, чтобы защитить целостность продукта (включая соблюдение холодовой цепи и других специфических требований, при необходимости).
Претензия должна быть задокументирована надежным и безопасным способом. Это может быть сделано в компьютеризированной системе предприятия. Полученной претензии необходимо присвоить уникальный номер (номер может присваиваться автоматически в случае регистрации в компьютеризированной системе). Этот номер должен использоваться в дальнейших коммуникациях по полученной претензии.
Необходимо обеспечить четкое и однозначное описание претензии. Для правильной формулировки проблемы может пригодиться инструмент «5W1H». Этот метод заключается в вопросах, ответы на которые считаются основными для сбора первоначальной информации и понимания деталей ситуации:
- что (описание проблемы/потенциального дефекта качества)?
- кто (кто является заявителем)?
- где (откуда поступила претензия)?
- когда (когда поступила претензия)?
- почему (почему это является проблемой для заявителя)?
- как (как много единиц/серий продукта затронуто)?
Далее необходимо осуществить классификацию и первичную оценку зарегистрированной претензии. Претензии могут быть классифицированы по разным критериям.
По заявителю, например:
- внешние претензии — претензии на уже реализованный продукт, полученные от потребителя или компетентного органа;
- внутренние претензии — претензии, связанные с еще не реализованным продуктом, например, внутри цепи поставок организации, когда разные стадии процесса производства продукта осуществляются на разных площадках (обычно работа с такими претензиями осуществляется по отдельной процедуре).
По виду, например:
- претензии по качеству — претензии, связанные с потенциальными дефектами качества;
- претензии в отношении цепи поставок — претензии, связанные с несоответствиями, которые могли возникнуть на стадии упаковки и хранения продукта на предприятии, в процессе проведения разгрузочно-погрузочных работ, на стадии транспортировки и хранения продукта вне предприятия (например, недостача продукта, повреждения в процессе транспортировки и хранения продукта, некорректная сопроводительная документация и т. п.);
- претензии, связанные с нежелательными явлениями — претензии, касающиеся любых неблагоприятных изменений в состоянии здоровья человека или животного, которому назначался лекарственный препарат, независимо от причинно-следственной связи с его применением.
По степени критичности дефекта качества, например:
- критические претензии — претензии, связанные с дефектами, которые предст��вляют угрозу жизни и здоровью человека или животного;
- существенные претензии — претензии, связанные с дефектами, которые представляют риск
для здоровья человека или животного;
- несущественные претензии — претензии, связанные с дефектами, которые не имеют влияния на здоровье человека или животного.
Оценка критичности претензии может быть выполнена с использованием матрицы определения критичности — в частности, путем перемножения баллов, присвоенных по таким критериям, как серьезность дефекта (severity) и его распространенность (occurrence).