Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо: полезные советы и нюансы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внешний вид сопроводительного письма тоже важен. Рекрутер может смотреть его с телефона или в спешке, так что чем удобнее его читать, тем лучше. К тому же именно по сопроводительному письму работодатель сможет составить впечатление о вас. Вот что стоит сделать, чтобы не испортить его.
О чем писать возможному работодателю
Неопытные в деле написания подобных документов люди, мечтающие о хорошей должности, не вполне уверены, какие данные должны содержаться в сопроводительном письме. Плоды такого подхода чаще всего содержат:
- дублирование информации из резюме;
- льстивые лозунги в честь компании-работодателя;
- самовосхваление без конкретных доказательств;
- общие слова, штампы, канцеляризмы.
В идеале сопроводительное письмо должно ответить рекрутеру на три важных вопроса, которые и побудят его ознакомится с резюме или принять решение в пользу грамотного специалиста.
- «Кто пишет?» Письмо даст читающему первичное представление о личности нанимаемого, что невозможно из «сухих» данных резюме.
- «Зачем я вам?» Необходимо показать компании ее пользу от «приобретения» такого специалиста, как автор резюме.
- «Зачем вы мне?» Польза должна быть обоюдной, тогда интересы обеих сторон будут совпадать. На этот вопрос и нужно пролить долю света.
Формальности отправления сопроводительного письма
Чаще всего сопроводительный текст отправляется одновременно с резюме, поэтому его таки и называют. В таком случае, следует соблюдать некоторые общепринятые формальные моменты:
- при отправлении в распечатанном виде сопроводительное письмо должно быть на отдельном листе (бланке);
- при отправлении в электронной форме резюме является прикрепленным файлом, а сопроводительный текст пишется в теле документа (электронного сообщения); в поле «тема сообщения» напишите «Резюме на вакансию…».
Существуют и другие варианты подачи сопроводительного текста:
- до отправки резюме (таким образом, как бы «проверяется» почта работодателя, подготавливается почва, поддерживается заинтересованность);
- непосредственно после направления резюме (уточнить отдельные пункты, вновь напомнить о себе, убедить позвать на собеседование);
- после прохождения собеседования (часто при прочих равных любой шаг может склонить чашу весов в вашу сторону, и таким шагом вполне может оказаться своевременный и корректный отклик на вакансию).
ВЫВОД: правильно написанное сопроводительное письмо – еще не гарантия успешного трудоустройства, но значительно повышает его шансы.
Если вы перечисляете свои навыки списком, то помните, что его может быть сложно читать. Таких сопроводительных писем очень много, и все они сливаются в сознании HR в одно.
Ваша задача – не показать, что вы подходите для вакансии. Ваша задача – показать, что вы подходите лучше остальных. Вам стоит объяснить, что отличает вас от других кандидатов и почему вас стоит позвать на собеседование. Так что лучше «разбавить» повествование о ваших навыках интересными строчками о вашей личности и, возможно, даже шутками:
Я на важном созвоне, и тут перестает работать видеосвязь. Я не такой человек, который будет писать в поддержку и ждать помощи сложа руки – я залезу (грациозно!) под стол и проверю, что все нужные устройства подключены.
Это фрагмент из настоящего сопроводительного письма. Вот чем он примечателен: во-первых, его автор не боится показаться забавным и может разрядить обстановку. Во-вторых, этот фрагмент показывает soft-skills автора: он/она обладает стрессоустойчивостью и не боится нестандартных ситуаций.
Что такое сопроводительное письмо и зачем оно нужно
Сопроводительное письмо — это сообщение, которое кандидат добавляет к резюме при отклике на вакансию. Вот чем оно может быть полезно.
Письмо помогает привлечь внимание рекрутера. Представьте себя на его месте: он получает десятки откликов в день, и ему необходимо постоянно делать выбор — какое резюме открыть следующим. И, скорее всего, первыми прочтёт те, где кандидат коротко расскажет о профильном опыте. До безликих резюме без сопроводительной информации он может и не добраться.
Иногда с помощью сопроводительного письма проверяют внимательность. Для этого в описании вакансии размещают просьбу указать какую-то конкретную информацию, например прислать письмо с определённой темой или вставить в текст ссылку на результаты теста. Если в отклике этой информации не окажется, значит, кандидат изучал вакансию бегло и не вдумчиво.
Чего избегать в сопроводительном письме
А вот что негативно влияет на отклик и как исправить эти ошибки:
❌ Скромность. Иногда кандидату стесняются рассказать про опыт и таланты. Например, соискатель за год стал начальником отдела продаж, но решил не упоминать это в сопроводительном. В итоге рекрутер отдаёт предпочтение более амбициозным кандидатам и изучает их резюме первыми.
👉🏻 Самую важную информацию лучше указывать как можно раньше. Если письмо зацепит работодателя, резюме могут даже не открывать — и сразу позвать на собеседование.
❌ Избыток подробностей. Некоторые соискатели вместо пяти предложений пишут письмо на страницы, где подробно рассказывают о злоключениях на предыдущей работе и отношениях с бывшими коллегами, перечисляют все сертификаты и места работы. Это скорее отталкивает: у рекрутера нет времени изучать автобиографии кандидатов.
👉🏻 Будьте лаконичны и впишите только самую важную информацию в сопроводительное письмо: опыт работы, образование, ключевые навыки и успехи.
❌ Совсем сухой отклик. Иногда письмо состоит из одной—двух фраз: «Готов приехать на собеседование в любое время, вакансия — медсестра. Петрова». Такое письмо не стоит использовать — оно никак не выделит вас среди других соискателей.
👉🏻 Добавьте информацию, которая подтвердит, что вы соответствуете позиции, и выделит вас среди других соискателей. В этом поможет метод двух колонок.
❌ Дерзость. Иногда кандидаты пишут: «Могу все», «Я звезда», «Возьмите меня, не пожалеете». Это неудачный тон для письма, рекрутер хочет увидеть факты, а не вашу самооценку.
👉🏻 Используйте сдержанный официально-деловой стиль и сфокусируйтесь на профессиональных достоинствах.
❌ Вопросы. Задавать вопросы в сопроводительном письме не стоит. Все детали обсуждают при личном общении на следующих этапах.
👉🏻 Оставьте вопросы для собеседования. Если ваша кандидатура подойдёт, рекрутер перезвонит или напишет — вот тогда и будет уместно задать вопросы.
Как самостоятельно составить сопроводительное письмо?
Каждое сопроводительное письмо начинается с приветствия, где необходимо поприветствовать рекрутера, руководителя организации или руководителя отдела. Следом указывается вакансия, на которую претендует кандидат. Далее необходимо объяснить свою мотивацию – сообщите работодателю почему вас заинтересовала данная вакансия.
Необходимо рассказать о релевантном опыте работы. Поведайте потенциальному работодателю, как вы работали на аналогичных должностях и чего добились на предыдущих рабочих местах. При отсутствии опыта работы расскажите о навыках и личных качествах, которые принесут пользу на новой работе.
На последнем этапе необходимо попрощаться и указать свои контактные данные – номер мобильного телефона и адрес электронной почты (несмотря на их наличие в самом резюме). Письмо готово к передаче работодателю. Просто прикрепите его степлером к резюме или отправьте в электронном виде вместе с резюме по электронной почте.
Не рассылайте одно и то же письмо сразу на несколько вакансий, как и резюме. Если претендуете на несколько должностей, адаптируйте их, описав релевантный опыт работы и деловые навыки.
Главные недостатки сопроводительных писем к резюме (частые ошибки)
К самым грубым нарушениям относятся:
- грамматические ошибки;
- нарушение правил бизнес-этикета (отсутствие приветствия, фамильярность и т.д.);
- излишняя льстивость;
- увеличенный объем (даже развернутое письмо должно занимать не более листа формата А4, а лучше его половину);
- нечеткая структура;
- излишняя неформальность (например, присутствие неуместных шуток, «заигрывание» с руководством);
- шаблонность.
Особенности составления сопроводительного письма
Чтобы вас взяли на работу, сопроводительное письмо должно подчиняться определенной структуре:
- Приветствие. Оно может быть обезличенным либо содержать имя, отчество получателя (дополнительно можно указать должность).
-
Основная часть. Содержит информацию о том, на какую вакансию составлено резюме, чем она привлекла, основные сведения о вас, которые будут полезны для данной вакансии. Основные моменты, которые привлекают внимание рекрута и являются наиболее важными для него:
- Мотивы и причины заинтересованности кандидата в работе компании или на данной вакансии
- Как кандидат мог бы быть полезен в компании и на данной вакансии.
- Заключение. В этой части попрощайтесь и укажите ваши контактные данные, продублировав их из резюме.
Как оформить и отправить
Письмо является документом, дополнительным к резюме. Как правило, текст направляется в то же время, что и резюме. При этом надо соблюсти ряд формальностей:
- Если вариант текста оформляется на бумажном носителе, писать его надо на отдельном листе. Реквизиты документа размещаются по правилам, установленным для оформления деловых писем:
- дата составления (число, месяц и год);
- заголовок;
- наименование;
- адрес местонахождения получателя.
- Если резюме и текст письма отправляются по электронной почте, сопроводительное письмо можно писать в теле сообщения, отметив тему события как «Резюме на вакансию».
- Текст можно отправить до направления резюме, тем самым подготовив почву, показав интерес.
- Документ можно направить сразу после отправки резюме, уточнив отдельные положения, напомнив о себе повторно.
- Текст можно направить после процедуры собеседования, что может помочь нанимателю принять решение в пользу соискателя.
Преимущества сопроводительного письма
Хорошее письмо может помочь выделиться на фоне других кандидатов. Например, если их опыт работы такой же как у вас или его нет совсем. Сопроводительное письмо в таких ситуациях способно повлиять на решение рекрутера, повысить ваши шансы на успех.
Письмо также показывает ваше умение писать, формулировать мысли. Это особенно важно для вакансий, где идет постоянная работа с текстом. В этот список входят маркетологи, копирайтеры.
Сопроводительную информацию полезно использовать как дополнение, если требуется пояснить данные из резюме. Например, если вы решили устроиться на работу в той области, где у вас нет подходящего опыта работы. Достаточно лишь объяснить работодателю, почему вы хотите работать именно в этой сфере.
С помощью письма можно рассказать, почему вы заинтересованы в вакансии, и упомянуть о себе то, что не удалось включить в резюме.
Обязательные требования к сопроводительному письму
Как нужно написать сопроводительное письме к резюме, чтобы менеджер дал ему положительную оценку:
- Максимальная лаконичность. Не стоит растягивать одну фразу на весь текст. В деловой переписке это недопустимо. Прочтите письмо перед отправкой – оно не должно превышать 10 секунд по времени и половины листа А4 по объему.
- Емкость. Ваш работодатель – занятой человек, ценящий свое время. Укажите в письме только ту информацию, которая может быть для него полезна. Большое количество «воды» негативно скажется на результате.
- Стиль. Бизнес-переписка должна быть составлена с использованием делового стиля: простоты, без лишних слов, фамильярности и излишней эмоциональности (если только это не творческая компания, которых на рынке не так много). Пишите кратко и не используйте юмор для самовыражения, если того не требует должность компании-нанимателя.
- Личностный подход. Приемлемым считается легкий, живой стиль, как при общении, без лишнего упрощения или усложнения текста.
- Актуальность. Используйте только ту информацию, которая будет полезна для нанимателя в текущий момент.
- Конкретика. Дополните ваш текст исчисляемыми примерами: цифрами, процентными соотношениями и т.п. Такая информация будет выглядеть более весомой и достоверной.
Особенности сопроводительных писем
Как правило, сопроводительные письма должны соответствовать требованиям ведения деловой переписки. Обязательно соблюдайте правила русского языка, следите за грамотностью изложения. Если вашей целью является получение стажировки, текст можно делать таким же, как если бы хотели получить работу без наличия профессионального опыта.
В последнее время сопроводительное письмо стало обязательной составляющей резюме при отклике на вакансию. Это связано с тем, что кадровики стали более требовательными и, чтобы получить хорошую работу недостаточно одного резюме или предоставления портфолио. За то люди в поисках работы получили больше возможностей обратить на себя внимание среди остальных соискателей.
В современном мире кандидатов принято выбирать на “хорошие” должности не по сопроводительным письмам или анкетам на сайтах. Самыми важными показателями являются навыки общения и знания соискателя. Как много людей с 3 красными дипломами не могут устроиться на работу и проживают лучшие года в безнадеге. А все потому, что они не владеют развитыми навыками коммуникации и общения с клиентами и руководством организации. Не умеют эффективно себя преподнести и “продать” свои умения. Оставьте заявку на консультацию и узнайте, как вы можете устроиться на более лучшее место работы с помощью нашего фирменного алгоритма.
Нажмите и оставьте заявку в форме контактов, если хотите улучшить условия работы и больше зарабатывать
Главные требования к сопроводительному письму
Наниматель, читающий ваше сопроводительное письмо, отметит как плюс соблюдение его автором таких требований:
- предельная лаконичность: «растекаться мыслию по древу» в деловой переписке недопустимо, в идеале время чтения письма не должно превысить 10 секунд, а расположение на листе А4 – половины объема;
- емкость: все сведения в письме должны быть полезны для работодателя, «вода», нагоняющая объем, существенно «снимает баллы» с соискателя;
- стиль: бизнес-информация требует делового стиля с его выдержанной структурой, простыми конструкциями, не загроможденными придаточными частями, отсутствием фамильярности и излишней эмоциональности (последнее допустимо в компаниях определенной направленности, например, творческих, но их доля на рынке сравнительно не велика);
- личностный подход: нужно сочетать живой и легкий стиль с требованиями делового, стоит писать, как бы «беседуя» с рекрутером;
- уникальность: помните, что ваше письмо должно отличаться от многих подобных, так же, как и вы – от множества остальных соискателей, причем ваша уникальность должна быть в рамках требований компании;
- актуальность: не используйте дополнительную информацию, бесполезную для вашего нанимателя;
- конкретика: измеримые величины (цифры, сроки, количество проектов, процентное соотношение и т.п.) придают любой информации вес и достоверность;
- рекомендации: у вас их и так, вероятнее всего, попросят на собеседовании, но если вы предвосхитите просьбу рекрутера, это придаст вашему резюме дополнительный вес.
Первое трудоустройство
Сложнее всего разобраться бывает вчерашним выпускникам. Они боятся делать сопроводительное письмо к резюме без опыта работы. Наоборот, если вам кроме профильного образования больше нечего указать, то лучше составить небольшую пояснительную.
Полезно знать: Что писать в резюме о причинах увольнения
Пример 5:
«Уважаемый Игорь Борисович!
В агентстве «Кадровик» мне предоставили информацию о том, что у вас открыта вакансия на должность переводчика медицинских текстов. Я являюсь дипломированным специалистом в указанной сфере, поэтому предлагаю на указанную должность свою кандидатуру.
Благодарю за выделенное время.