Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитывается аванс по заработной плате?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
ТК РФ не устанавливает порядок расчета и сумму аванса. Поэтому при определении размера выплаты нужно полагаться на разъяснения от Минтруда и Роструда, а также учитывать внутренние особенности предприятия. Аванс сотрудника можно посчитать по отработанному времени. Также его допустимо определять по процентному соотношению от зарплаты. Письмо Минтруда № 14-4-1702 предполагает, что за первую половину месяца работник должен получить оплату за реально отработанное время, причем по установленному окладу либо тарифной ставке.
Выплата зарплаты регулируется ч. 6 ст. 136 ТК РФ и обязывает работодателя рассчитываться с работниками минимум каждые полмесяца. Точные даты компания определяет самостоятельно. Крайним сроком для аванса будет 30 число текущего месяца, для второй части заработной платы – 15 число следующего. Сведения о сроках должны закрепляться во внутренних документах компании, включая ПВТР, положение об оплате трудовой деятельности, а также трудовые либо коллективные договоры.
Важно устанавливать конкретные даты, а не вписывать размытые формулировки. Например, если зафиксировать выплаты «не позднее 10 и 25 числа каждого месяца», то могут возникнуть недопонимания, касающиеся определения того, в какие дни выдают аванс и вторую часть зарплаты. Правильный подход с конкретикой обезопасит компанию.
Хотя с 2023 года потребуется удерживать НДФЛ с авансовой выплаты, срок ее выдачи менять не придется. Это можно сделать, если хочется сдвинуть время уплаты налога с аванса и выиграть время для формирования уведомления.
Новые правила позволят налоговым агентам выплачивать НДФЛ со всех доходов один раз в месяц. За расчетный период принимается промежуток от 23 до 22 числа, кроме декабря и января. Уведомление же по размеру НДФЛ, удержанному в рамках установленного срока, потребуется подать до 25 числа текущего месяца.
В качестве примера можно рассмотреть условный перенос работодателем дня выплаты аванса, обусловленного новыми правилами. Если авансовая часть зарплаты выдается до 22 числа, то уведомление по НДФЛ потребуется подать до 25 числа того же месяца. Удержанную же сумму нужно перечислить в течение трех суток, до 28. Если выплату аванса сдвинуть на 23 число, то в расчетном периоде этот день будет следующим месяцем, а вместе с этим переместятся даты уведомления и налогового платежа. Туда же попадет вторая часть зарплаты. Поэтому фактически компания будет готовить уведомление по всему НДФЛ за месяц и выплачивать налог по полной заработной плате.
Если работодатель переносит срок выплаты аванса, то придется сдвигать дату выдачи зарплаты, чтобы сохранить между этими днями промежуток в полмесяца, установленный в ч. 6 ст. 136 ТК РФ. Порядок же изменений такого характера зависит от документов, где ранее были прописаны правила.
Когда сроки зафиксированы трудовым договором, потребуется внести корректировки именно в него. За два месяца до вступления в силу изменений нужно уведомить работников, а также подготовить дополнительное соглашение, где будут указаны новые даты выплаты аванса и зарплаты. Также допустимо просто убрать из договора пункт о сроках выдачи заработной платы и оставить отсылку на ПВТР. Если же даты выплат закреплены в последних, то есть внутри правил внутреннего трудового распорядка, то потребуется издать приказ о корректировке документа, с которым должны под подпись ознакомиться все работники. Точных сроков для таких изменений не установлено, но сделать их лучше в ноябре.
Что если зафиксировать сумму аванса в процентах от заработной платы работника? При этом неважно, сколько времени он по факту отработал в первой половине месяца. Такой метод существует и имеет своих сторонников. Еще в 2009 году Минздравсоцразвития подтверждало правомерность такого подхода (письмо от 25.02.09 № 22-2-709). К плюсам можно отнести его простоту, ведь в этом случае точный расчет заработной платы с учетом отработанного времени, доплат и удержаний нужно будет сделать только один раз в месяц.
Однако есть и противоположная точка зрения, причем именно ее придерживаются в Минтруда. А заключается она в следующем: Трудовой кодекс требует выплачивать дважды в месяц заработную плату, а она зависит от количества отработанного времени либо объема произведенной продукции, выполненных работ. А поскольку эта зависимость есть, то она должна быть учтена при расчете заработной платы за первую половину месяца.
Когда нужно (и нужно ли вообще) выплачивать аванс по зарплате?
Перед тем как определяться, необходимо ли выплачивать зарплату авансом, разберемся, что собой представляет авансовый платеж. По сути, авансовый платеж — это не что иное, как заработная плата, выплачиваемая сотруднику за первую половину месяца работы. Однако в Трудовом кодексе России (далее — Кодекс) нет такого понятия, как «аванс», хотя этот термин часто используют федеральные органы при предоставлении разъяснений. В частности, Роструд в своем письме «Начисление авансов…» от 08.09.2006 № 1557-6 упомянул об авансах и разъяснил, что только определенный срок выплаты аванса (а не период из нескольких дней) и его размер должны быть установлены в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) и трудовых договорах.
В ч. 6 ст. 136 Кодекса указано, что работодатель должен выплачивать зарплату не реже, чем дважды в месяц. При этом даже выраженное в письменной форме желание сотрудника получать оплату за свой труд лишь раз в месяц не избавляет работодателя от ответственности за несоблюдение норм трудового законодательства (письмо Роструда «Об административной ответственности…» от 01.03.2007 № 472-6-0).
Обязательно ли производить оплату труда дважды в месяц или можно и трижды?
Поскольку в ч. 6 ст. 136 Кодекса указано лишь то, что зарплата должна выдаваться сотрудникам не реже, чем каждые полмесяца, то каждый работодатель может установить в соответствующих локальных актах и режим, предусматривающий более частые выплаты. То есть зарплата на предприятии может выплачиваться и, например, трижды в месяц (т. е. через каждые 10 дней).
При установлении собственного режима выплаты заработной платы сотрудникам работодателю лишь следует учесть рекомендации Минтруда, изложенные в п. 3 письма «О применении трудового законодательства» от 28.11.2013 № 14-2-242, касающиеся утверждения конкретных дат производимых платежей. Также важно помнить, что сроки и размеры выплат заработной платы прописываются в ПВТР, колдоговоре и трудовом договоре каждого сотрудника.
Ограничения при определении размера предоплаты
Предел начисления предоплаты для отдельных категорий товаров установлен в Постановлении Правительства РФ №1496 от 9 декабря 2017 года. Постановлением Правительства РФ № 1289 от 26 августа 2020 года в пункты 18, 26.4 и 26.8 были внесены поправки, в соответствии с которыми для некоторых групп был увеличен размер предоплаты, а также прописаны условия её предоставления. Изменения начали действовать с начала 2021 года.
Так для работ по строительству, реконструкции и капитальному ремонту некоторых объектов авансирование увеличили до 90%, но с условием, что предоплата сопровождается Казначейством.
Новые размеры предоплаты по 44-ФЗ в 2021 году:
| Федеральные заказчики | |
|---|---|
| Связь, подписка, обучение и лечение, экспертиза проектной документации, грузовые перевозки, авиа- и железнодорожные билеты, гостиничные услуги и т.д. | До 100% |
| В любой закупке с казначейским сопровождением аванса. | До 90% |
| НИОКР для импортозамещения технической продукции. Требуется казначейское сопровождение и подтверждение Минпромторга о том, что контракт соответствует целям импортозамещения. | До 80% |
| До конца 2021 года — станки, ручной инструмент и др. | Обязательный аванс не менее 80% |
| До конца 2021 года — на любые товары и работы, в том числе строительство, реконструкция и капитальный ремонт. | До 50% |
| Региональные и муниципальные заказчики | |
| Строительство, реконструкция и капитальный ремонт государственной и муниципальной собственности, если получена субсидия на софинансирование из федерального или регионального бюджета. | Обязательный аванс не менее 50% |
Административная ответственность за задержку аванса
За задержку или частичную выплату аванса ст. 5.27 КоАП РФ регулирует ответственность в форме предупреждения или штрафных санкций:
| Наложение | Нарушение | ||
| Первичное | Последующие | ||
| 1. | Должностные лица | 10000 – 20000 | 20000 – 30000 или дисквалификация |
| 2. | ИП | 1000 – 5000 | 10000 – 30000 |
| 3. | Юридические лица | 30000 – 50000 | 50000 – 100000 |
Каким должен быть минимальный объем аванса?
Минимальный объем аванса не может быть ниже установленной ставки сотрудника за отработанное время по факту.
Соответственно, наниматель, выплачивая заработную плату (аванс) за первые две недели месяца, должен учитывать данное требование и считать время, которое фактически отработано.
Применяемость требования для нынешних предприятий выделил Роструд в своем письме в 2006 году «Начисление аванса по заработной плате», где сказано, как начислить аванс.
Также имеется письмо Минздравсоцразвития 2009 года, где отмечено, что выплата зарплаты за каждые две недели месяца должна быть примерно одинаковыми суммами.
Выводы в данном случае будут следующими:
- Минимальная сумма заработка за первые полмесяца должна быть не меньше определенной ставки сотрудника за время, которое фактически отработано.
- Сумму аванса по зарплате рассчитывают не символично, а учитывая отработанное время по факту, поэтому надо будет писать и заполнять графики за полмесяца перед начислением.
Часть вознаграждения, которую получают сотрудники в течение платежного месяца, обычно называется авансом.
Если обратиться к законам в сфере трудовых отношений (ТК РФ), то этот момент четко не оговорен на законодательном уровне. Однако в нормативных актах регулируется порядок выплаты зарплаты. Закон 03.07.2016 № 272-ФЗ внес существенные перемены в ст. 136. В новой редакции этой статьи устанавливается, что работники должны получать вознаграждение не реже одного раза в две недели и не позже 15 календарных дней с момента завершения расчетного периода.
Нормативно-правовые акты России обязывают всех работодателей в стране выплачивать персоналу зарплату два раза в месяц, потому практика взимания частичных (авансовых) и итоговых платежей является обыденным явлением на современных предприятиях.
Начисление аванса по зарплате рассчитывается на базе данных о часах работы в течение текущего месяца. Деньги выплачиваются в середине месяца либо по другой дате, определенной компанией.
Ясно, что полностью высчитать зарплату за месяц сложнее, чем взимать аванс. Потому на практике организация сначала определяет дату выплаты зарплаты. В согласовании со ст. 136 ТК РФ, она должна быть установлена в период с 1 по 15 числа следующего месяца. Какой определенный день выбрать в данном промежутке — это зависит от организации бухгалтерского учета в компании. Чем лучше организован обмен сведениями, тем раньше сотрудники смогут получать заработную плату.
После определения даты выплаты зарплаты для компании нужно добавить 14 дней (15 дней). Так устанавливается дата авансового платежа в согласовании с требованиями ТК РФ.
К примеру, если крайний срок выплаты зарплаты составляет 4 числа, то аванс должен быть выдан не позже 19, если 8, то не позже 23 и т. д.
Что будет, если выдать аванс ранее 15 дней? К примеру, на 19-й день с даты выплаты зарплаты 5 числа? В данном случае установленный ТК РФ лимит в 15 дней будет превышен, что является нарушение законодательства. Организация может нести вину за нарушение порядка оплаты.
Особенности при командировках
Как рассчитывается аванс по зарплате при командировке? Рассмотрим ответ ниже.
Время от времени неопытный бухгалтер затрудняется выдавать аванс людям в командировке. В данном случае работник делает свои служебные обязанности, будучи на иной территории, в связи с чем не должно быть никаких вопросов с начислением авансового платежа.
Если у бухгалтера нет информации про то, что работник по какой-то причине не выходит на работу (к примеру, болен), то все дни числятся рабочими, но его заработная плата не взимается по тарифной ставке, а на основании среднего дохода за 12 месяцев с получением премий, больничных и отпускных.
В данном случае аванс всецело списывается на первую часть расчетного периода при расчете количества рабочих дней, но учитывается не по заработной плате, а по среднему заработку.
Нередко случается так, что в данном случае работник теряет зарплату. Администрация может выдать распоряжение о компенсации убытков, а при расчете конечной заработной платы для работника суммы будут пересчитаны.
Расчет аванса и заработной платы по закону РФ согласно разъяснениям 2019-2020 годов
Как уже ранее было указано, аванс необходимо рассчитать, взяв за основу фактический период времени, который сотрудник отработал. Однако это не означает, что в авансе стоит учитывать исключительно должностные оклады, ведь существует ряд надбавок и доплат, которые не изменятся при учете показателей работы в этом месяце. Такими выплатами являются надбавки за ночные смены, за работу по совместительству, профессиональные, стажевые и так далее.
Однако некоторые выплаты при расчете аванса не учитываются:
- Районные коэффициенты и надбавки. В связи с тем, что они начисляются на всю фактически заработанную сумму за полный месяц, определить их за полмесяца не получится. Из-за этого рассчитывать их следует после расчета полной зарплаты (письма Минтруда РФ от 18.04.2017 № 11-4/ООГ-718, Минздравсоцразвития РФ от 25.02.2009 № 22-2-709).
- Премии и вознаграждения. Показатели, влияющие на размер премии за определенный период, известны только тогда, когда этот период заканчивается. К примеру, квартальная премия выплачивается только по итогам квартала. Поэтому учесть ее при исчислении аванса невозможно.
В общем случае НДФЛ с аванса платить не нужно. Ведь доход в виде зарплаты считается полученным только по окончании расчетного периода.
Но если дата выдачи аванса установлена в последний день месяца, то доход работника с точки зрения налогообложения уже сформирован. Поэтому чиновники считают, что в этом случае у работодателя возникает обязанность уплачивать НДФЛ (письмо Минфина РФ от 23.11.2016 № 03-04-06/69181).
Страховые взносы также начисляются по итогам месяца на основании всех начисленных за период выплат в пользу сотрудников.
Поэтому, чтобы избежать спорных ситуаций – не назначайте аванс на последний день месяца.
Окончательный расчет работник должен получить до 15 числа следующего месяца. Дата выплаты аванса должна быть на две недели раньше. Значит, если не рассматривать февраль — с 16 до 30 или с 17 по 31 число текущего месяца.
Однако, нужно учитывать, что если аванс будет выдан 16-17 числа, то зарплату необходимо выплатить сразу в начале следующего месяца. Рассчитать ее так быстро может быть сложно, особенно на крупных предприятиях.
Выдавать аванс в последний день месяца можно, но тогда могут возникнуть проблемы с налоговиками. Подробнее об этом расскажем ниже.
Получается, что удобнее всего выдавать аванс в период с 20 до 29 или до 30 числа. Чем больше времени требуется бухгалтерам для расчета зарплаты – тем позднее нужно установить дату выплаты первой части вознаграждения.
Дата выплаты должна быть зафиксирована во внутренних документах компании или в трудовом договоре. Нельзя устанавливать «плавающую» дату, например: с 20 по 25 число (письмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242).
Выдавать аванс раньше установленного срока не запрещено. Но при этом следует помнить, что придется «передвинуть» и дату выплаты зарплаты, чтобы соблюсти двухнедельный интервал. Т.е. надо учитывать, смогут ли работники бухгалтерии в более короткие сроки подвести итоги месяца.
Закрепляем «зарплатные» сроки
Даты первой и второй зарплатных выплат определите сами. Например, можно установить соответственно 30 (31) и 15 (16) числа — такой вариант чиновники считают оптимальным (письмо Минздравсоцразвития России от 25.02.2009 № 22-2-709).
Бланк зарплатной ведомости скачайте здесь.
Не забудьте про новичков — для них тоже важно установить срок их первой зарплаты, и она может не совпадать с установленными в компании датами.
Описание зарплатных аспектов сделайте в локальном внутрифирменном акте — это могут быть ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка), положение об оплате труда, коллективный договор и др.
С внутренними локальными актами, в которые включаются «зарплатные» аспекты, вас познакомят публикации:
- «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2021»;
- «Положение о стимулирующих выплатах с критериями эффективности».
Конкретные формулировки по установлению зарплатных выплат смотрите ниже.
Правила расчета отпускных.
|
Средний дневной заработок… |
|
|---|---|
|
…для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях |
…для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях (в случаях, предусмотренных ТК РФ) |
|
Способ расчета зависит от того, полностью или нет отработан расчетный период (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором будет взят отпуск). Если расчетный период отработан полностью, средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах |
Определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. К сведению: работникам, с которыми заключен договор на срок до двух месяцев или для выполнения сезонных работ, положено два рабочих дня отпуска за каждый месяц работы (ст. 291, 295 ТК РФ). ТК РФ не обязывает работодателя предоставлять такой отпуск до окончания срока договора. При увольнении работнику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск |