Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разбираемся с новыми правилами для подотчета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сотрудники организации (подотчетные лица), получившие от организации денежные средства на хознужды, командировочные, представительские расходы, оплату товаров, приобретаемых для организации, обязаны сдавать авансовый отчет. Причем вне зависимости от системы налогообложения, применяемой организацией. Это первичный отчетный документ, который оформляется подотчетным лицом для отчета по растраченным и оставшимся, возвращаемым суммам.
Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься
Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:
- сотрудники компании;
- внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.
«1C:Бухгалтерия 8» — это самая популярная бухгалтерская программа, способная вывести автоматизацию учета на качественно новый уровень. Удобный продукт и подключаемые к нему сервисы позволят эффективно решать задачи бухгалтерской службы любого бизнеса!
- Поддержка разных систем налогообложения, ведение бухгалтерского и налогового учета, сдача отчетности;
- Учет МПЗ, партионный учет, расчеты с контрагентами, выписка первичных документов;
- Расчет зарплаты, учет денежных операций;
- Интеграция с другими программами 1С и сайтами;
- Работа с электронными листами нетрудоспособности (ЭЛН).
Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?
Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.
Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.
С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.
Правила заполнения и сдачи авансового отчета
Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете. К первичке нужно приложить документы, которые подтверждают расходы. В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным. Теперь выдать под отчет можно, даже если работник не отчитался за предыдущий аванс. Поэтому, если данные в строке «остаток» заполнены, это не ошибка.
Фамилия и имя сотрудника. Деньги под отчет можно только тем физлицам, которые работают в компании по трудовому или гражданскому договору (письмо Банка России от 02.10.14 № 29-1-1-6/7859). Сотрудника контрагента выдать деньги из кассы нельзя.
Назначение аванса. Авансовый отчет можно использовать, чтобы доказать реальность сделки. Но отбиться не получится, если в отчете нет отметки, для чего выдавали деньги (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.09.17 № Ф07-8498/2017).
Первичка о расходах. Даты и другие данные из кассовых, товарных чеков подтвердят период командировки. Это поможет доказать, что компания направляла работников в другую местность, чтобы исполнить контракт (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 30.08.17 № Ф02-3966/2017). Но если даты в документах будут отличаться от времени в командировке, инспекторы снимут расходы.
Компания может исправить документы сотрудников несколькими способами. Подойдут способы для первички, которую подписывают контрагенты. А если компания еще не провела документ в учете, его можно просто оформить заново.
Если вы уже провели документ и хотите составить новый, а не корректирующий, документ с ошибкой нужно аннулировать. Для этого накрест перечеркните весь текст неправильного документа. На любом свободном месте сделайте запись «Аннулировано». Рядом проставьте дату и подпись с расшифровкой.
Запись об аннулировании авансового отчета может внести только руководитель, так как он утвердил документ. Аннулировать путевой лист может как руководитель, так и бухгалтер.
Похожий способ прописан для платежных документов и бланков строгой отчетности (постановление Правительства РФ от 06.05.08 № 359). После того как ошибочную первичку отменили, ее можно сохранить. Она пригодится, когда будет нужно пояснить основание корректировок в учете.
К отчету надо приложить документы на расходы. Документы могут быть двух видов.
- Подтверждающие покупку (товарные чеки, накладные и т. п.).
- Подтверждающие оплату покупки, то есть кассовый чек. А если работник платил картой, то чек терминала или выписку с карты (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
На практике бывают ситуации, когда работник получает подотчетные на карту, а потом снимает их и тратит наличными. В этом случае достаточно приложить кассовые и товарные чеки. Квитанция о снятии наличных в банкомате не требуется. Это подтвердили «УНП» опрошенные налоговики.
Если сотрудник потерял документы, то проверяющие посчитают подотчетные его доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Налоговиков поддерживают и многие судьи (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013). Правда, иногда компаниям удается доказать, что доходов не возникает. Если работник принес товары, а компания оприходует эти ценности. Значит, задолженности перед работодателем нет (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013).
В заключение отметим, выдавать деньги под отчет надо заранее, по заявлению работника. Срок, на который сотрудники получают деньги под отчет, может быть любым. Но безопаснее, чтобы он был не слишком длительным. Иначе подотчетные суммы инспекторы могут переквалифицировать в заем или зарплату. А значит, потребовать доплатить взносы и НДФЛ.
Выдача денежных документов
Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.
После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:
При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:
А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:
Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):
Отдельно упомяну:
- Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
- Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
- В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.
Сопроводительная документация
Во время оформления расходов, связанных со служебной поездкой, бухгалтер должен основываться на Постановлении No 749 от 13 октября 2008 года. Данный документ говорит о том, что работник, отправляющийся в служебную поездку, должен получить командировочное удостоверение. Следует отметить, что существует регламент, касаемо формы удостоверения. В нем должны указываться сроки командировки, а также стоять подписи и печати руководства компании.
Сумма расходов считается по чекам, билетам и квитанциями, предоставляемыми в бухгалтерский отдел. Данные, подтверждающие документы, являются неотъемлемой частью авансового отчета. По возвращении из служебной поездки, сотрудник обязан сдать выданное удостоверение. После этого, составляется отчетность, для передачи на утверждение руководству. Для того, чтобы сократить риск появления претензий от налоговых органов, необходимо подойти к заполнению бумаг с повышенной ответственностью. При некорректно заполненном отчете, бухгалтер имеет право отказа в приеме документации.
В задачу сотрудника входит сбор всех кассовых и товарных чеков, а также других бланков строгой отчетности. Все вышеперечисленные документы прикрепляются к бумажному листу формата А4. Подобные действия позволяют сократить риск потери важных приложений к авансовому отчету. Некоторые бухгалтеры рекомендуют сотрудникам делать ксерокопию каждого документа, для того, чтобы снизить риск потери документации из-за выцветания чернил. Подобные приложения к отчету позволяют компании доказать целесообразность финансовых затрат в ходе служебной командировки, в период проведения проверок со стороны налоговых органов.
Правила заполнения авансового отчета
Итак, давайте рассмотрим пример заполнения авансового отчета по командировке. На главном листе бланка следует указать название предприятия и отдела, где осуществляется трудовая деятельность сотрудника, вернувшегося из служебной поездки. Далее указывается должность, цель поездки, регистрационный номер бланка и дата заполнения бумаг.
В табличной части отражаются сведения о финансовых средствах, что были выданы должностному лицу. Здесь же фиксируется сумма полученного аванса и финансовые затраты, совершенные за время командировки. Далее проводится подведение итогов, где выявляется, остались ли неизрасходованные средства. На обратной стороне рассматриваемого документа приводится обобщение сведений о первичной документации, подтверждающей факт целевого характера имеющихся трат. К данному виду документов относятся товарные и кассовые чеки, квитанции, акты и накладные. Важно обратить внимание, что данные должны систематизироваться и фиксироваться в хронологическом порядке. После упорядочивания сведений они прикрепляются к основному документу.
После заполнения всех необходимых бумаг, готовая отчетность передается в бухгалтерский отдел для проверки целесообразности расходования суммы. Также рассматривается корректность заполнения документации. После проведения проверки бухгалтер фиксирует счета, которые прилагаются к отчету о затратах. После этого производится подпись документов подотчетным лицом, что далее передаются на утверждение руководству компании.
В том случае, когда у человека, вернувшегося из командировки, остаются неизрасходованные средства, необходимо вернуть оставшуюся сумму в кассу или бухгалтерский отдел. В случае с перерасходом средств, компания должна восполнить убытки сотрудника. В той ситуации, когда сотрудник имеет задолженность по ранее выданному авансу, личные расходы не компенсируются. Процесс заполнения подобных бланков довольно прост, однако необходимо учитывать различные нюансы.
Для того чтобы избежать ошибок при составлении документа, следует получить консультацию бухгалтера.
Выдача подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.
Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя.
Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам№ 3210-У№ 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет№ 307-АД15-11670.
Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операцийКоАП РФ.
Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти:
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую№ 03-11-11/42288) устанавливает сама организация.
Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.
Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.
Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.
Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.
Как правильно заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:
- Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
- Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
- Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.
Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.
Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».
Когда заполнение авансового отчета обязательно
Авансовый отчет – это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами. Документ необходим, чтобы подтвердить целевой расход денег.
Авансовый отчет составляют и сдают в бухгалтерию подотчетные лица, которым выдали аванс на нужды организации или ИП. Срок, в течение которого работник обязан отчитаться перед своим работодателем, составляет три рабочих дней с даты:
- истечения указанного в заявлении о выдаче денег под отчет срока предоставления сумм;
- выхода человека на работу в случае, когда срок истек в период болезни или отпуска;
- возвращения из командировки.
Обратите внимание: предприниматель вправе снять деньги с расчетного счета и потратить на любые цели — как для своей деятельности, так и для личных нужд. Оформлять авансовый отчет о потраченных суммах ему не нужно.
Как занести выданные ранее суммы
Итак, допустим, 1 октября сотрудник Иванов И.И. предоставил в бухгалтерию отчетность по расходованию предоставленного ему аванса в размере 10 000 рублей. В ситуациях, когда денежные средства уже были выданы, они должны быть отражены на соответствующей вкладке — при оформлении авансового отчета в 1С единственным вариантом выступает подбор, реализуемый через кнопку добавления, и позволяющий выбрать один из следующих типов операций:
- Списание с расчетного счета — применяется при расходовании баланса корпоративной служебной карты, либо при перечислении денег на персональную карточку сотрудника.
- Выдача наличных — актуально в тех случаях, когда аванс получен в кассе организации.
- Предоставление денежной документации — используется для ситуаций, в которых приобретение условных транспортных билетов и талонов на ГСМ осуществлялось самим предприятием, после чего указанные документы были переданы работнику.
Заполнение вкладки не требуется, когда расходы на нужды компании были покрыты собственными средствами физического лица и компенсируются по согласованию в соответствии с предъявленными чеками об оплате, а также иными закрывающими квитанциями. В подобных ситуациях рекомендуется проведение авансовых отчетов в 1С с использованием счета 73.03 — «Расчеты по прочим операциям».
В соответствии с требованиями законодательства, сотрудники, которыми были получены подотчетные деньги, обязаны предоставить сведения об их расходовании в течение трех рабочих дней с момента окончания срока выдачи, указанного в документе. При отсутствии явного определения (период устанавливается общим приказом по предприятию, или же уточняется в рамках конкретного заявления на совершение отдельной операции), для исчисления временного промежутка используется дата фактического предоставления аванса.
Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер может вести авансовую отчетность по унифицированной форме № АО-1 или же самостоятельно разработать формат, издав соответствующий приказ.
Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.
Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):
- Отчетность формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или же выхода работника после больничного, при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
- При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель может применить к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
- Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
- Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
- К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).
При желании организация вполне может доработать любую унифицированную форму первичной документации. Такое право ей дает Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20. Не является исключением и авансовый отчет. В частности, абсолютно свободно можно обращаться с его форматом: сужать или расширять графы и строки, включать в форму дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Согласился с этим и Минфин России в Письме от 8 июля 2011 г. N 03-03-06/1/414.
Более того, при необходимости организация может дополнить форму N АО-1 требующимися реквизитами, против чего финансисты также не выступают.
Заполняем авансовый отчет
Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма N КО-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.
Учреждение может перечислить средства и безналично, например на счет, открытый работнику в банке в рамках «зарплатного проекта». Однако во избежание возникновения конфликтов с проверяющими организациями лучше оформить для подотчетных лиц специальные карточные счета в банке.
Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации. Для бюджетных учреждений данный срок, как правило, определен правилами ведения бюджетного учета, утвержденными вышестоящим распорядителем, самим бюджетным учреждением.
Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.
Итак, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма N АО-1 применяется с 1 января 2002 г. юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
Форма авансового отчета для бюджетных учреждений утверждена Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н. Таким образом, для бюджетных учреждений применяется Авансовый отчет — форма 0504049. В данной статье пойдет речь о заполнении авансового отчета бюджетными учреждениями.