Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разбираемся с новыми правилами для подотчета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
То есть эта статья неверная? Она меня и смутила.
— А если компания покупает товары за наличные через подотчетное лицо, ей также придется применить ККТ и выдать чек с признаком «расход»? Если да, то в какой момент пробивать чек: в момент выдачи под отчет, в момент возмещения перерасхода? ККТ должна быть в месте расчета, то есть нужно регистрировать портативную кассу специально для этих целей?
— Компания покупает товары за наличные. Поэтому ей также придется применить ККТ и выдать чек с признаком «расход». ККТ в этом случае должна быть применена по адресу (на месте) расчета в момент расчета, то есть при покупке подотчетным лицом товаров.
- Выдача и возврат подотчетных денег на предприятии, которое предоставило эти средства своему сотруднику, не является расчетной операцией в понимании закона №54-ФЗ. Поэтому применяться при таком расчете онлайн-касса не должна.
- В случае если подотчетное лицо рассчиталось выданными ему деньгами за товар, работу, услугу, то указанному лицу продавец должен выдать кассовый документ (чек, БСО или иной документ). Причем, не имеет значения форма платежа — наличная или безналичная с предъявлением покупателем электронного средства платежа (ЭСП).
- Если расчеты за товары (работы, услуги) между организациями и (или) предпринимателями произошли в безналичном порядке без предъявления ЭСП, то продавец онлайн-кассу для таких расчетов не использует.
Вопрос: Счет, выставленный в адрес ООО «Ромашка», оплатил ее сотрудник Иванов И.И. со своей личной карты через интернет-банкинг. Должен ли продавец выдать кассовый чек?
При приеме средств от физлица продавец должен провести операцию через кассу и выдать покупателю чек.
При этом для целей применения кассовой техники имеет значение не то, за кого поступила оплата, а то, кем и каким способом она произведена. Если оплатило физическое лицо, то должен быть чек.
Но в данном случае средства были переведены с банковского счета (карты) на счет юрлица. Поэтому можно не выбивать чек до 1 июля 2018 года. Дело в том, что в прежней редакции закона 54-ФЗ такая операция не попадала под применение ККТ, поэтому до указанной даты действует отсрочка.
Вопрос: Нужно ли применять кассу, если за физическое лицо оплачивает организация со своего счета? В назначении платежа указано, что плата за Иванова И.И. и реквизиты договора.
Нет, не нужно. Действует тот же принцип: неважно, за кого оплата — важно, кто платит и каким способом. В данном случае расчет производится между юрлицами и/или ИП через банковские счета (средство платежа не предъявляется), поэтому касса не применяется.
О признаке расчета «расход»
Вопрос: Распространяется ли отсрочка до 1 июля 2018 года на ситуации, когда по закону требуется выбить чек с признаком «расход»? Ведь в прежней редакции закона 54-ФЗ такого требования не было.
Нет, в отношении необходимости выбивать расходные чеки при выдаче денежных средств отсрочка не действует. Это требование не является новшеством, введенным законом 290-ФЗ. Еще до его вступления в силу в 54-ФЗ было сказано, что при расчетах с выдачей денег при продаже товаров (работ, услуг) следует применять ККМ.
Вопрос: Компания арендует имущество у физического лица и оплачивает ему арендную плату наличными денежными средствами. Или же физлицу из кассы выплачивается вознаграждение по договору ГПХ. В таких случаях нужно указывать признак расчета «расход»?
Чек с таким признаком должен выбиваться в указанных выше случаях в обязательном порядке. Не должны этого делать лишь те субъекты, для которых пока действует отсрочка.
Признак «расход» предназначен для ситуаций, когда компания или ИП выплачивает наличные или электронные средства покупателю (клиенту).
Вопрос: Подотчетное лицо покупает товары для нужд офиса компании А за наличный расчет? Должен ли бухгалтер компании А выбить чек с признаком «расход»? Если да, то в какой момент?
Через подотчетное лицо компания А покупает товар за наличные. Значит, нужно применять кассу и выдавать чек с признаком «Расход». Это нужно сделать в момент покупки подотчетным лицом товара по месту проведения расчета.
Оприходуйте выручку в центральную кассу
По отчету о счетчиках вы увидите полученную за смену наличную выручку. Эту сумму операционист сдает в центральную кассу компании, инкассатору или сразу вносит на счет компании через автомат или по объявлению на взнос наличными. Если кассир сдал деньги в кассу, оформите приходный кассовый ордер и зарегистрируйте в кассовой книге. Если кассир сдал деньги в банк или инкассатору, приходный ордер не оформляйте. Потребуйте у кассира квитанцию от инкассатора или ордер из банка, который подтверждает сдачу наличных. Если вы выдавали за день наличные из кассы или возвращали деньги покупателям, оформите еще и расходники. Подробности — в примере 1.
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Подотчетные деньги — это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужды.
Для выдачи денег формируется расходный кассовый ордер (РКО) на основании письменного заявления подотчётного лица, составленного в произвольной форме. В заявлении указывается сумма, срок, на который выдаются деньги, дата и подпись руководителя.
В течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выдавались подотчётные деньги, или выхода на работу сотрудник обязан предъявить бухгалтеру (при его отсутствии — руководителю) авансовый отчёт вместе с документами, подтверждающими произведённые расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).
Если сотрудник потратил личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление.
Если у сотрудника остались на руках подотчетные деньги, то он возвращает их обратно в кассу. Оформляется ПКО.
ВАЖНЫЙ МОМЕНТ: нельзя выдавать работнику наличные деньги в подотчёт, если он уже имеет непогашенную задолженность по ранее полученной подотчётной сумме денег. То есть работник вначале должен отчитаться по ранее полученным деньгам и только потом может взять снова деньги в подотчёт.
Руководитель (или ИП) сам решает на какой срок выдавать деньги, законом этот период не ограничивается. Главное, в заявлении подотчётного лица этот срок должен быть чётко указан, а руководитель даёт своё согласие посредством подписи.
Деньги под отчёт можно перечислять и на банковские зарплатные карты сотрудников.
→ → Актуально на: 22 августа 2022 г. После внесения изменений в Закон N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники… » среди профессионального сообщества, да и самих налоговиков не было единого мнения о том, нужно ли использовать ККТ в отношении сумм, выданных под отчет.
Причем этот вопрос возникал по поводу двух операций: при выдаче средств под отчет работнику и в момент оплаты работником приобретенного для организации товара, материалов и проч. Мнения разделились. Некоторые налоговики на местах считали, что из двух указанных выше ситуаций применять ККТ нужно только непосредственно при покупке товаров подотчетным работником. При реализации один чек должен сформировать продавец, а другой – работник с признаком расчета «расход» ().
Когда подотчетные средства могут быть признаны доходом
Случаи, когда подотчетный работник, получив деньги на хозяйственные нужды, не спешит отчитаться об их расходовании, не так уж и редки.
Если у организации нет документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, то суммы, выданные работнику, облагаются НДФЛ. Правомерность такого подхода даже в отношении руководителя фирмы подтвердил Верховный суд РФ в Определении от 03 февраля 2020 года № 310-ЭС19-28047. И ФНС уже ссылается на это решение.
Когда сотрудник должен вернуть подотчетные деньги
Основной документ, определяющий отношения работодателя и работника в части выдачи денег под отчет, – это Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Подотчетные лица – это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). Ими могут быть:
· любые работники организации, в том числе ее руководитель; работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использования денежных средств в качестве средства платежа; работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в Указании № 3210-У;
· физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор (например, подрядчики, исполнители) (Письмо Банка России от 02 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859).
Для того чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ, в котором обязательно указываются Ф. И. О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата, подписанное руководителем (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).
Деньги под отчет могут выдаваться наличными из кассы или перечисляться на личную банковскую карту работника (Письмо Минфина РФ от 21 июля 2017 года № 09-01-07/46781). Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (подп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств. Также расходы могут осуществляться работниками с использованием корпоративной банковской карты фирмы.
Оформляем инструкцию для подотчетников
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 апреля 2016 г.
Н.А. Мацепуро, юрист Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти:
Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего — снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция — это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.
Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.
Как выдаются подотчетные средства
Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.
Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.
Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.
Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.
Выдача денег под отчет и онлайн-касса
Заявление подотчетником пишется в произвольной форме, но с обязательным указанием запрашиваемой суммы наличных денег, направления их расходования и срока, на какой выдаются данные средства. Подтверждается расход средств или его отсутствие путем оформления подотчетным лицом авансового отчета. Этот документ согласно формулировке п.6.3 Указаний №3210-У служит отражением состояния сумм, выданных сотруднику под отчет, в том числе и неизрасходованных.
В этой ситуации подотчетное лицо выступает в качестве покупателя, действующего от имени и за счет своего работодателя. А значит, на продавца распространяются все требования закона №54-ФЗ по применению онлайн кассы и по выдаче (предоставлению) кассового документа такому покупателю. Такие разъяснения даются в пункте 2 письма ФНС России от 10.08.2022 № АС-4-20/15566@ — ССЫЛКА .
А в июльской редакции закона №54-ФЗ от 2022 года утверждено, что онлайн-касса используется при наличных и почти любых безналичных формах расчетов. Однако расчеты по подотчетным суммам в любой их форме в случае их возврата и выдачи не являются расчетами в понимании закона №54-ФЗ, поскольку не относятся:
- к получению и выплате денег непосредственно за товары, работы, услуги (т.е. к денежным отношениям, которые возникают между покупателем и продавцом);
- к приему ставок, интерактивных ставок и к выплате выигрышей по ним;
- к приему денег в ходе продажи лотерейных билетов (включая электронные);
- к приему лотерейных ставок;
- к выплате выигрышей по лотереям.
Выдали В Подотчет Применять Ккт С 01072022 На Расход
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Основанием для признания организацией расходов на приобретение услуг по шиномонтажу и хранению транспортных средств на стоянках может являться утвержденный руководителем авансовый отчет с приложенными к нему товарными чеками при условии, что эти документы содержат все обязательные реквизиты и позволяют точно определить, какие расходы были произведены.
Если услуги шиномонтажа (автостоянок) оказаны ИП, которые вправе в настоящее не применять ККТ, организация может без рисков принимать к учету товарный чек, квитанцию или другой аналогичный документ при приобретении таких услуг. Если же услуги шиномонтажа, стоянки оказаны иными лицами, полагаем, что риск предъявления претензий полностью исключить нельзя.
Утром деньги – вечером стулья
Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался. Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств). Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует.
Для получения денег нужно подать заявление с указанием суммы и срока, на который они выдаются, либо заручиться распоряжением руководителя (другого лица, обладающего полномочиями) на такую выплату.
Важно! Если перечисление происходит на личную банковскую карточку, то следует получить согласие подотчетника на подобную операцию. Например, при подаче заявления на перевод зарплаты включить в текст фразу: «прошу переводить заработную плату и другие доходы, а также подотчетные средства на мою банковскую карту».
Как пошагово заполнить авансовый отчет?
Авансовый отчет, заполняется в одном экземпляре самим подотчетным лицом и бухгалтером.
Отчету присваивается номер и проставляется дата. На лицевой стороне отчета указывается наименование организации, ФИО генерального директора, подразделение, ФИО подотчетного лица, должность, табельный номер сотрудника, наименование аванса.
В табличной части необходимо указать сведения о наличии остатка, перерасходе по предыдущему авансу (если он есть), а также сумму текущего аванса. Указывается общая сумма полученных и израсходованных денежных средств, сумма остатка либо перерасхода и информация о бухгалтерских счетах, на которых отражается подотчет.
На оборотной стороне (в графах 2-4) в хронологическом порядке работник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в 5 графе — указывается сумма затрат. В 7 графе бухгалтер вписывает сумму расходов, принятых к расходу, в 9 графе — счета (субсчета), 8 графу заполняет бухгалтер, если денежные средства сотрудник получил в валюте.
Обратите внимание на то, что подтверждающие первичные документы, указанные в авансовом отчете, работник прикрепляет к отчету. К этим документам относятся кассовый или товарный чек, товарные накладные, ПКО и т.д. Без этих документов организация не сможет отразить производственные расходы и принять к вычету НДС.
Авансовый отчет включает отрывную расписку о принятии отчета к проверке. Заполняет ее бухгалтер, отрезает ее и отдает подотчетному лицу. В расписке указывается ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денежных средств и количество документов.
Вроде бы все просто и понятно, но есть риск ошибки при составлении авансового отчета.
Составление авансового отчета
Зачастую бухгалтера используют унифицированную форму, тем более, что она предусмотрена программами учета. По правилам подотчетное лицо должно заполнять часть отчета, где указываются приложенные документы, суммы в них и вид расхода. Но чаще это делает сам бухгалтер.
Шапку отчета — с наименованием компании, ее данными, можно не заполнять от руки, а сразу сделать частью бланка. Так удобнее. Заполнять отчет смешанным способом — автоматизировано и вручную закон не запрещает.
Если вы применяете «стандартный» отчет АО-1, то заполнять его следует так:
1. Указать дату составления авансового отчета, структурное подразделение (если есть), в котором работает сотрудник, ФИО, табельный номер, должность и назначение выданного аванса (например, «на покупку материалов»).
2. Заполнить таблицы (см. рис. 1):
3. Далее указывается количество приложений к авансовому отчету, то есть документов, которые подтверждают расходы и следуют подписи ответственных лиц.
Осталось обратить внимание на строку с утвержденной суммой отчета. Она может отличаться от суммы, которую указал сотрудник. Причины — нет подтверждающих документов на расход, документы оформлены ненадлежащим образом, не хватает документов (например, прилагается товарный чек, но нет кассового).
Бухгалтер сверяет сведения, которые указал работник (на оборотной стороне отчета) с оригиналами документов.
Не важно какой документ используется у вас — АО-1 или собственный бланк, печать организации на авансовом отчете не нужна.
Если в авансовом отчете допущена ошибка, ее можно исправить (в соответствии с частью 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, пунктом 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, пунктом 16 Положения № 34н):
В форме АО-1 есть отрезной корешок. Он подтверждает факт передачи от работника бухгалтеру отчета и документов к нему — эта часть передается подотчетному лицу.
Правила выдачи наличных из кассы
К выдаче повреждённых денег ЦБ отнёсся гораздо строже. В указаниях прописали, что кассир не должен выдавать наличные, у которых есть хотя бы одно из повреждений (абз. 6-15 п. 2.9 Положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П):
- загрязнения поверхностей, которые снизили яркость рисунка более чем на 8 %;
- посторонние надписи, рисунки, штампы;
- контрастные пятна с диаметром от 5 мм;
- разрывы краёв длиной от 7 мм;
- сквозные отверстия и проколы диаметром от 4 мм;
- надрывы, заклеенные скотчем;
- утраченные углы площадью от 32 мм²;
- утраченные края, если банкнота уменьшилась на 5 мм или больше;
- частично утраченный из-за потёртости или обесцвечивания красочный слой.
Если есть хотя бы одно повреждение из вышеназванных, деньги надо сдать в банк.
Действителен ли товарный чек без кассового в 2021 году
В нашей практике был случай, когда клиент принес некорректный чек от командированного сотрудника — без QR-кода. В таком случае принимать чек опасно. Списать расходы можно только если в остальных бумагах есть все нужные реквизиты и нет других недостатков — об этом говорит определение ВС РФ № 302-КГ16-450 от 9 марта 2021 года.
Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая.
Глава Управления оперативного контроля ФНС России Андрей Бударин в интервью БУХ.1С уточнил, что при расчетах подотчетного лица со сторонним юридическим лицом пробивается один кассовый чек.
Выдать деньги под отчет — означает предоставление средств для покрытия расходов, связанных с деятельностью юрлица или индивидуального предпринимателя.