Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как получить выписку из электронной трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.
При оформлении разнообразных бумаг и справок работающие граждане сталкиваются с необходимостью предоставить подтвержденные сведения о месте работы и стаже. Для этого используется выписка из трудовой книжки, поскольку оригинал основного документа о работе выдается на руки сотрудникам в исключительно редких случаях.
Чтобы выписка из трудовой книжки 2020 г. была выдана, необходимо написать заявление:
|
Генеральному директору ООО «Партнеры» Васильевой О. Л. от менеджера отдела реконструкции Ивановой А. А. |
|
|
Заявление Прошу в течение трех рабочих дней предоставить мне выписку из трудовой книжки, для предоставления в органы социальной защиты населения. Иванова А. А. 18 февраля 2020 г. |
Выписка чаще всего оформляется в отделе кадров организации, в которой трудится сотрудник. Либо правом выдачи выписок из трудовых на предприятии наделяется специально уполномоченное лицо:
- ответственный сотрудник отдела кадров;
- секретарь организации (в соответствии с должностной инструкцией);
- руководитель организации.
Выписку заверяют подписью исполнителя и печатью компании. Как сделать выписку из трудовой книжки правильно? Допустимо использовать как специально разработанный бланк, так и представить оформленную должным образом ксерокопию нужной страницы подлинника.
В верхней части документа обязательно должно присутствовать его название и реквизиты выдавшей организации. Прикладывается копия титульного листа ТК или указываются все данные о сотруднике:
- ФИО;
- дата рождения;
- сведения об образовании;
- профессия.
Обязательно вносится дата оформления выписки и должность выдавшего ее ответственного исполнителя.
Если выписка оформляется в виде таблицы, представление информации о профессиональном пути человека в требуемый период размещается в хронологическом порядке. Ориентируйтесь на приведенный нами образец заполнения выписки из трудовой книжки.
| Открытое акционерное общество «Партнеры» (ООО «Партнеры») | |
|
ОГРН 1037700085444 |
|
| Выписка из трудовой книжки | |
|
Трудовая книжка |
ВТ № 6547891 |
|
Указать серию и номер трудовой книжки и вкладыша (если есть) |
|
|
Фамилия |
Иванова |
|
Имя |
Александра |
|
Отчество |
Андреевна |
|
Дата рождения |
13 июля 1980 г. |
|
Образование |
Высшее |
|
Профессия, специальность |
Экономист |
|
Дата заполнения |
20 февраля 2020 г. |
Электронная трудовая книжка: что это такое?
Еще в прошлом в России появился новый вид документов – электронные трудовые книжки, которые пришли на смену ранее используемым бумажным. По факту это не совсем трудовые книжки – скорее запись в электронном реестре, который ведется параллельно с бумажным учетом на предприятии. Теперь работодатель обязан в электронном варианте предоставлять в Пенсионный фонд России сведения о приеме на работу новых сотрудников, об увольнении, о переводе сотрудника на другую должность, а также предоставлять данные о подаче соответствующих заявлений.
У такого решения есть несколько преимуществ:
- Быстрый доступ гражданина к своим личным данным,
- Минимальные риски, что будут допущены ошибки,
- Возможность устроиться на работу дистанционно.
Если сотрудник работал до 2021 года, то он в течение всего 2020-го года имел право выбрать, какой именно версией трудовой книжки он хочет пользоваться – электронной или бумажной. Для этого подается соответствующее заявление на имя работодателя.
Правила, согласно которым в трудовую книжку сотрудника вносятся изменения, регламентируются несколькими документами:
- Трудовой кодекс РФ – здесь чётко прописано, как работодатель должен вести и хранить документацию, касающуюся сотрудников. Речь здесь идёт обо всех персональных данных, кроме того ТК РФ даёт чёткое определение всех документов связанных с трудоустройством, в том числе трудовой книжки;
- Постановление «О трудовых книжках» №225 – здесь подробно расписано, как должен выглядеть бланк трудовой книжки, вкладыш, какие должны соблюдаться нормы хранения документа и внесения в него записей;
- Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению трудовой книжки» №69 – наиболее полно отображает алгоритм заполнения всего документа, а так же содержит обязательные к соблюдению рекомендации по исправлению ошибок.
- КоАП РФ – регламентирует ответственность, которая ложится на сотрудников за несоблюдение правил предусмотренных законом, для обращения с трудовыми книжками.
Сейчас мы более подробно рассмотрим, какие рекомендации содержат эти документы, касательно трудовой книжки, то, как должны вестись записи, и обязательные к соблюдению нормы, которые раскрываются в приведённых выше документах.
Все сведения, вносимые в трудовую книжку, должны подкрепляться приказами и официальными документами. За каждой записью касающейся приёма на работу, увольнения, перевода должен стоять номер приказа, согласно которому производится действие относительно сотрудника.
В документ вносятся:
- Сведения о работнике согласно паспорту РФ (единственная информация, вносимая в трудовую, которую не нужно подкреплять ссылкой на приказ);
- Сведения о выполняемой деятельности;
- Сведения о переводе;
- Сведения о квалификации сотрудника;
- Сведения о награждении;
- Сведения об увольнении.
Данный документ действует на протяжении всей трудовой деятельности, при помощи него будет рассчитываться трудовой стаж при выходе на пенсию по старости. При изменении фамилии или других сведений в текст документа вносятся корректировки, согласно правилам ведения и хранения документа.
Трудовые книжки сотрудников должны храниться в специально отведённом месте не доступном неуполномоченным лицам. Обычно их хранят в сейфе или в закрывающемся на замок шкафу. Если трудовые книжки были испорчены в результате хранения, то организация может быть оштрафована.
Должна иметься специальная книга учёта трудовых книжек. Каждый сотрудник, зачисляемый в штат, или получающий на руки трудовую книжку, должен поставить в ней роспись. Книги учёта, в свою очередь являются важным документом. Они должны быть пронумерованы, прошиты и заверены в соответствии с общими правилами.
Сроки хранения и учёта трудовых книжек выглядят так:
- Хранение невостребованных трудовых книжек – 75 лет;
- Книга учёта движения трудовых книжек – 75 лет (содержит данные о хранении и выдаче книжек);
- Приходно-расходная книга учёта бланков трудовых книжек – 5 лет.
Общие правила оформления выписки
Выписка составляется в соответствии с определенными правилами.
- Документ составляется на фирменном листе компании, на нем указывается следующая обязательная информация:
- сведения о нанимателе, а именно название компании, его адрес и контакты для связи;
- информация о рабочей деятельности сотрудника за требуемый период времени (места работы, стаж и должности);
- если есть, указываются награды и поощрения.
- В выписке обязательно должны быть прописаны сведения из титульного листа трудовой книжки:
- фамилия и инициалы сотрудника, а также год его рождения;
- образование;
- специализация.
- Затем:
- в конце прописывается, что работник работает в компании по настоящее время;
- вся информация, указанная в выписке должна быть заверена подписью кадровика, а также печатью компании. В конце проставляется дата составления.
Если выписка включает в себя несколько страниц, их необходимо пронумеровать и сшить. Каждая страница должна быть заверена.
Ответственность работодателя за невыдачу
В случаях, когда работодатели необоснованно отказываются осуществлять выдачу выписки трудовой или просто тормозят саму процедуру в оформлении, работники имеют полное право обратиться с жалобами.
Решением этих вопросов занимается трудовая инспекция, помогающая оперативно справиться с заминками. При несоблюдении законодательства РФ, систематических и злостных нарушениях действующих правил и норм ТК предусмотрено наложение штрафов.
Для деятельности компаний важно более внимательно относиться к требованиям официально устроенных работников, помогая им в осуществлении задуманных планов по социальной защите населения. В 2020 году денежные взыскания могут составить до 50 тыс. руб. на отдельную действующую организацию или до 5 тыс. руб. на руководство.
Повторное нарушение в выдаче запрашиваемых справок или необходимых сведений увеличит сумму штрафа соответственно до 70 тыс. и 20 тыс. руб.
Выписку выдают на руки под расписку, указывая основные сведения об оформленном документе. Процедура фиксируется в специальном журнале, где системно ведется учет трудовых книжек.
Такой подход в делопроизводстве значительно обезопасит от всевозможных накладок по выдаче выписок, позволит систематизировать отдельные запросы по копиям трудовой.
Как оформить выписку работодателю
Чтобы получить ее, сотрудник пишет заявление на имя директора фирмы. Затем руководитель издает приказ, который утверждает выдачу.
Шаблона в законе вы не найдете. Справку необходимо сформировать в виде таблицы. Сверху обязательно укажите название и реквизиты компании, которая выдала документ. Затем напишите номер ТК, Ф.И.О., образование, профессию, год начальной записи в ТК.
Далее расположите таблицу с обязательными сведениями о работе:
- число, месяц, год;
- информацию о приеме в должность, перемещениях и увольнении сотрудника (с указанием статьей закона);
- приказ, на основании которого сделана запись.
Данные указывают за тот период, который необходим сотруднику, в зависимости от назначения справки. Если необходимо оформить загранпаспорт, то показывают стаж за 10 лет, то есть указывают все компании, в которых человек трудился за это время.
Каковы нюансы составления и что такое выписка из трудовой книжки о последнем месте работы, говорит само название — она содержит только последнюю запись из ТК о текущей деятельности. Затем под таблицей пишут, что человек трудится здесь до сих пор.
Правовое регулирование
О существовании такого документа упоминается в ст. 62 Трудового кодекса. Аналогичное положение продублировано в п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225.
Согласно приведённым нормам, работодатель в трёхдневный срок с момента подачи сотрудником соответствующего письменного заявления обязан изготовить и выдать выписку из трудовой книжки.
Выписки изготавливаются без взимания платы и должны быть заверены надлежащим образом. Порядок заверения копий трудовых документов до настоящего времени регулируется Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 г. № 9779-X, согласно п. 1 которого верность копии документа удостоверяется подписью первого руководителя или уполномоченного на подобные действия лица и печатью с проставлением даты выдачи. Указом предусмотрена также обязательная ссылка в копии на местонахождение оригинала документа, хотя на практике данное требование часто не исполняется.
Дополнительно к вышеназванному акту п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 обязывает прописывать в копии слово “верно” ниже подписи в оригинале, указывать должность заверяющего лица с расшифровкой (фамилия, инициалы). Многостраничные копии должны быть прошиты, и сшивка заверена руководителем (ответственным лицом) в таком же порядке: должность, подпись, расшифровка и оттиск печати.
Можно заверить каждый лист копии по отдельности. В аналогичном порядке удостоверяются выписки из документов.
Закон и постановления об ЭТК
Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:
- Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
- Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
- Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
- Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
- Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.
Выдаем работнику выписку из трудовой книжки: образец
Работник оформляет досрочную пенсию. Он пришел в отдел кадров и сказал, что ему нужна выписка из трудовой с указанием информации о последнем месте работы. Кадровик не знает, как правильно ее сделать. Раньше сотрудники просили только заверенные копии документов, выписка же потребовалась впервые. Расскажем, как сделать выписку из документов без ошибок.
На практике сотрудники организации могут просить не только заверенные копии документов, связанных с работой, но и выписки из них (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Все зависит от того, какой именно документ требуется по месту представления.
Как правило, выписка содержит часть текста, находящегося в подлиннике документа. Также выписка из трудовой книжки с успехом заменит копию, если речь идет о кадровом приказе, в котором указана информация и о других работниках.
Такое решение позволит сохранить сведения о других работниках организации в тайне и сэкономить бумагу, если речь идет об объемном документе.
При оформлении разнообразных бумаг и справок работающие граждане сталкиваются с необходимостью предоставить подтвержденные сведения о месте работы и стаже. Для этого используется выписка из трудовой книжки, поскольку оригинал основного документа о работе выдается на руки сотрудникам в исключительно редких случаях.
Чтобы выписка из трудовой книжки 2021 г. была выдана, необходимо написать заявление:
| Генеральному директору ООО «Партнеры»
Васильевой О. Л. от менеджера отдела реконструкции Ивановой А. А. |
| Заявление
Прошу в течение трех рабочих дней предоставить мне выписку из трудовой книжки, для предоставления в органы социальной защиты населения. Иванова А. А. 18 февраля 2021 г. |
В ответ на заявление работающего сотрудника работодатель выдает заверенную должным образом выписку из трудовой книжки или ее копию. Выдача должна произойти не позднее трех рабочих дней со времени подачи заявления. Вести отдельный журнал выдачи этих справок не требуется.
Ответственность за трудовые книжки
Трудовая книжка является документом, который может подтвердить стаж и трудовую деятельность наемного работника. Положения, регламентирующие правила хранения и учета этих кадровых документов, отражены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Руководство оформляет книжку на сотрудника, устроенного на работу на основное место и проработавшего не менее 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Данное правило действует, если ранее документ отсутствовал. Выдать трудовую ее владельцу полагается в день увольнения (или отослать по почте уведомление о приглашение забрать документ, если нет возможности передать документ на руки).
Подробнее о том, какие записи следует внести в книжку при расторжении трудовых отношений, можно узнать из материала «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец».
В рабочее время все трудовые книжки находятся у работодателя. За их сохранность ответственность несет руководитель или уполномоченное им лицо.
Форма выписки и заявления
В соответствии со ст. 62 ТК РФ законодательно закреплена обязанность работодателя выдать выписку или копию трудовой книжку в течение 3 рабочих дней с момента поступления письменного заявления работника о выдаче.
Форма выписки, как и форма заявления о ее выдаче, не является унифицированной, однако составляется с учетом требований утвержденного еще в 1983 году Президиумом Верховного Совета СССР «Порядка выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».
В соответствии с вышеуказанным Порядком, выписка:
- должна быть удостоверена подписью руководителя предприятия (организации) либо иного должностного лица, обладающего соответствующими полномочиями;
- должна содержать в себе дату ее выдачи;
- должна содержать указание на факт хранения оригинала трудовой книжки на предприятии или организации, выдавшей выписку;
- должна содержать удостоверение факта соответствия выписки оригиналу. С этой целью в строке под подписью руководителя вписывается строка подтверждения, например, «Верно» или «Соответствует оригиналу» с подписью и должностью лица, удостоверяющего соответствие.
В рамках этой статьи мы сделали доступным для скачивания типовой шаблон выписки из трудовой книжки, в соответствующие строки и таблицу которой потребуется внести:
- ФИО работника;
- даты трудоустройства, переводов, увольнений и нормативные основания этих действий;
- сведения о том, что работник на момент выдачи справки находится в трудовых отношениях с предприятием, выдавшем выписку;
- подпись руководителя, удостоверение соответствия выписки оригиналу, подпись должностного лица, удостоверяющего верность выписки и оттиск печати (при наличии).