Нужен ли договор на оказание транспортных услуг с самозанятым

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужен ли договор на оказание транспортных услуг с самозанятым». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Кто же выдает путевой лист самозанятому?

2. Нужен ли путевой лист на личный автомобиль?

3. Нужен ли путевой лист при расчетах топливными картами?

4. Можно ли оформлять путевой лист на неделю?

5. Путевой лист на несколько водителей

6. Справочник Бухгалтера

7. Заполняем путевые листы с 1 марта 2022 года по-новому

8. Порядок заполнения документа

9. Ответственность и штрафные санкции

10. Какие штрафы предусмотрены статьей 12.31.1. КоАП РФ

11. Штраф за неправильный путевой лист

12. Что еще может потребоваться

13. Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.

Кто же выдает путевой лист самозанятому?

Юристы отвечают на этот вопрос следующим образом. Заказчику (юридическому лицу, ИП) не нужно оформлять путевой лист. Эта обязанность лежит на владельце транспортного средства. Опят встает вопрос: как же оформить ПЛ самозанятому гражданину, если он не имеет на это право?
Закон, регулирующий институт самозанятости, еще не доведен до совершенства и существует разрозненность отраслевых правовых норм. Тем, кто хочет заниматься грузоперевозками, юристы рекомендуют поступить следующим образом. Не стоит ограничиваться только регистрацией в приложении «Мое дело» для получения статуса плательщика НПД. Если хотите заниматься грузоперевозками, зарегистрируйтесь в качестве ИП, а далее перейдите на режим «Налог на профессиональную деятельность».
Такой подход позволит «убить сразу двух зайцев»:

ИП на НПД может оформлять себе путевые листы.
Появится возможность оформления всех необходимых сопроводительных документов: акта, чека об оплате услуги, транспортной накладной. Чек нужен обеим сторонам: самозанятому и организации-заказчику. Самозанятый гражданин загрузит его в приложение «Мое дело» для отчетности перед налоговым органом. Заказчик, в свою очередь, сможет использовать чек при уменьшении налогооблагаемой базы.

Для начала обратимся к Федеральному закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»:

Статья 2. Общие положения

1. Применять специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (далее также — специальный налоговый режим) вправе физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, местом ведения деятельности которых является территория любого из субъектов Российской Федерации, включенных в эксперимент и указанных в части 1 статьи 1 настоящего Федерального закона, за исключением территории федеральной территории «Сириус», либо территория федеральной территории «Сириус».
…
6. Физические лица при применении специального налогового режима вправе вести виды деятельности, доходы от которых облагаются налогом на профессиональный доход, без государственной регистрации в качестве индивидуальных предпринимателей, за исключением видов деятельности, ведение которых требует обязательной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя в соответствии с федеральными законами, регулирующими ведение соответствующих видов деятельности.

Таким образом, существуют 2 вида самозанятых:

самозанятые физические лица;
самозанятые индивидуальные предприниматели.

Нужен ли путевой лист на личный автомобиль?

Если транспортное средство используется гражданином в личных целях, то надобность в оформлении путевого листа не возникает, поскольку это предусмотрено названными выше нормативными актами только для юридических лиц и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт. Но если транспорт эксплуатируется по служебной необходимости и есть соответствующая договоренность между работником и работодателем, то данный документ не помешает. Как указано в Письме Минфина РФ от 11.06.2014 № 03‑04‑05/28243, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. Названный доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

Напомним, что к ним относятся:

оплата (полностью или частично) товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения, в интересах налогоплательщика;
полученные налогоплательщиком товары, выполненные в интересах налогоплательщика работы, оказанные в интересах налогоплательщика услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой работодателем.

Нужен ли путевой лист при расчетах топливными картами?

Бытует мнение, что путевой лист используется при расчетах с водителями посредством наличных денег, выданных в подотчет, а если расчеты производятся по топливным картам, то можно обойтись и без данного транспортного документа, но это не так. Дело в том, что приобретение ГСМ за наличные деньги или по топливным картам определяет только порядок проведения расчетов (наличный или безналичный) и не влияет на правила оприходования и списания топлива сообразно пробегу транспортного средства, что подтверждает Письмо УФНС по г. Москве от 30.06.2010 № 16-15/068679@.

Топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, а используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя конкретное количество товара (постановления ФАС ПО от 05.06.2008 № А12-987/08-С22, от 03.04.2008 № А12-16953/07-С22). Топливная карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам прописывается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее и реестр операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива было приобретено (данные с заправок).

Затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина, ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции подтверждает только факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей.

Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист. Учет в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение топливной карты в момент ее приобретения либо заправки топлива в бак автомобиля на основании акта приема-передачи на проданное горючее, а также реестра операций по картам неправомерен. Хотя вывод сделан в части налогообложения, методологические документы по бухгалтерскому учету тоже требуют наличия путевого листа для списания в расходы всех видов топлива независимо от формы расчетов (наличная или безналичная).

Можно ли оформлять путевой лист на неделю?

автор ответа,

Вопрос

Можно ли выписывать путевой лист на неделю для управленческих нужд? Если да, то каким образом ставить отметку о прохождении медосмотра? Как заполнить маршруты поездок?

Ответ

Можно. Укажите даты (число, месяц, год), когда путевой лист может быть использован. Это может быть один день или любой другой срок, но не более одного месяца (п. п. 4, 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

В данном случае медицинское освидетельствование необходимо производить каждый раз перед выездом, на путевом листе должна быть проставлена подпись и печать медицинского работника, проводившего медицинский осмотр.

Путевой лист на несколько водителей

С 01.01.2021 обязательные реквизиты для путевых листов регламентированы приказом Минтранса от 11.09.2020 №368. В п. 10 данного приказа сказано: «Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя».

Раз допускается отдельное оформление, значит, допускается и указание нескольких водителей в одном листе Главное в таком случае, чтобы была обеспечена идентификация отметок о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из водителей. Для этого в применяемую форму путевого листа также требуется внести соответствующие дополнения.

Справочник Бухгалтера

Когда оформление путевых листов — обязательное условие, а когда в них нет необходимости?

Внимание! По ссылкам ниже вы можете скачать бланк путевого листа легкового автомобиля в форматах ворд и эксель. Также мы подготовили образец заполнения этого документа, соответствующий всем требованиям законодательства:

Бланк путевого листа в формате wordСкачать бесплатно Бланк путевого листа в формате excelСкачать бесплатно Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2019Соответствует всем требованиям законодательства. Скачать бесплатно

Заполняйте бланки любых путевых листов в соответствии с приказом Минтранса № 152 в программе БухСофт. Скачайте ее бесплатно. Программа позволит:

распечатать готовые путевые листы;
добавить неограниченное количество путевых листов;
вести справочник грузовых и легковых автомобилей с указанием технических характеристик;
справочник водителей, с указанием персональных данных;
учет расходов горючего;
учет заданий для водителя.

Кроме того она автоматически рассчитает время нахождения водителя в рейсе.

Заполняем путевые листы с 1 марта 2022 года по-новому

Название и номер документа.
Срок действия, определяемый исходя из:
даты начала рейса (если он совершается в течение суток);
даты начала и окончания рейса (если он совершается более суток).
Сведения о собственнике ТС, на которое составляется лист:
название юрлица (Ф.И.О. ИП);
адрес, телефон;
номер ЕГРЮЛ (ЕГРИП).
Сведения о самом ТС:
тип;
модель (и модель прицепа, если он используется);
номер;
данные по одометру — на момент выезда с парковки и к моменту возвращения на стоянку;
дата и время выезда с парковки и возвращения на парковочное место;
дата и время проведения технического контроля (при наличии необходимости его проведения).
Сведения о водителе ТС:
Ф.И.О.;
даты и время медосмотров — предрейсового и послерейсового.

Порядок заполнения документа

Используя ТС в коммерческих целях, необходимо оформлять сопроводительные документы для каждого авто. На личный автомобиль это делать не нужно, если поездка совершается по личным вопросам, а не для осуществления хозяйственной деятельности.

Как правильно заполнить путевой лист для ИП? Обязательно указываются все данные о параметрах работы автомобиля. Сюда входят сведения о том, сколько заливают горючего, как оно списывается, сколько фактически остается. По документу можно узнать о пробеге, маршрутах автотранспорта. Наличие этой информации позволяет оплачивать работу водителя.

Перейти Как оформить больничный лист задним числом и где это можно сделать

Путевой лист поможет соблюдать ПДД, так как в документ вносятся сведения о медосмотре и технические показатели авто. Образец заполнения легко найти в интернете. Если автомобиль предприятия водит посторонний человек, то для инспектора ГИБДД сопроводительная бумага выступит обоснованием причин нахождения за рулем транспортного средства не владельца.

Документ изначально предназначался для организаций, но в 2000 году ввели специальные бланки для предпринимателей. К ним прилагаются и рекомендации по заполнению. Сегодня нужно придерживаться приказа Минтранса №152. Документ регулирует процедуру заполнения путевых листов. Согласно распоряжению профильного министерства использование путевого листа для ИП стало обязательным.

Форма путевого листа ИП не регламентируется законом. Однако использование транспорта обязывает предпринимателя знать о нововведениях. Изменения внесли в Порядок заполнения путевых листов (приказ Минтранса от 18.01.2017 № 17). С марта 2020 года в бланке можно не ставить печать (штамп) ИП.

Также вступило в силу распоряжение о расширении списка обязательных реквизитов. Если будет отсутствовать важный пункт, при проверке первичный документ посчитают заполненным с ошибками. Могут возникать сложности, например, с признанием затрат на ГСМ.

Кроме обязательного оформления путевых листов, предпринимателю потребуется вести журнал учета путевых листов. Исключений по оформлению данного документа нет, их обязаны вести все предприниматели, у которых в собственности есть автомобиль.Уже с 2013 года как для организаций, так и для ИП вести журнал учета путевых листов по унифицированной форме №8 не нужно.

Журнал учета листов нужен для того, чтобы можно было проконтролировать выдачу и возврат путевых листов. В нем содержится информация абсолютно по всем листам, вне зависимости от периодичности выдачи этих документов.

Ответственность и штрафные санкции

За неправильное оформление либо отсутствие путевого листа штраф могут налагать как ФНС, так и сотрудники ДПС.

Санкции за отсутствие у водителя документа указаны в КОАП. Поскольку за свой транспорт отвечает сам водитель, то за езду без путевки на него может быть выписан штраф 500 рублей.

Кроме этого, к ответственности могут привлечь должностное лицо компании, поскольку оно не обеспечило водителя документом. За это выписывается штраф в 20 тысяч руб. Если же наказание налагается непосредственно на организацию, то размер штрафа будет установлен в размере 100 тысяч руб.

Также штраф может быть выписан за неверное оформление бланка путевки. Если на нем нет отметки о проведении медосмотра, то выписывается штраф 30 тысяч руб. на саму компанию, и 5 тысяч руб. – на ответственное лицо. Такой же размер санкций накладывается и если не были соблюдены правила техосмотра.

В Кодексе оговаривается, что предприниматели несут равную с фирмами ответственность за нарушения с путевыми листами.

Помимо штрафов от ДПС, наличие путевых листов в составе документации компании будет проверять и налоговый орган. Их отсутствие либо потеря будет считаться нарушением правил учета доходов и расходов, с наложением штрафа в 10 тысяч руб.

Важно! За несколько аналогичных нарушений в течение одного периода отчета размер санкций может быть увеличен до 30 тысяч руб. Если по причине потери путевых листов налоговая посчитает, что произошло занижение налоговой базы, то штраф составит 20% от недоплаты.

Какие штрафы предусмотрены статьей 12.31.1. КоАП РФ

Транспортным компаниям и ИП лучше не рисковать, а всегда заполнять путевые листы согласно требованиям к обязательным реквизитам. Потому что без путевки, привлекут к административной ответственности (ст. 12.31.1.). Статья предусматривает наказание в виде штрафа по нескольким пунктам:

не проведение медосмотра;
отсутствие технического контроля транспортного средства.

Вид административного правонарушения статья 12.31.1 КоАП РФ	Сумма штрафа для юрлица (ИП)
Без путевого листа исключается проведение предрейсового медосмотра водителя (часть 2)	30 000 руб.
Без п/л предполагается, что техконтроль ТС перед выездом с парковки не проводился (часть 3)	30 000 руб.

Когда Инспектор дорожной службы составит протокол, прежде чем его подписать, прочтите, по какой статье вменено административное наказание. Если это ст. 12.31.1. укажите, что с обвинением не согласны. Путевку забыли (потеряли), но ее точно получали. На предприятии об этом есть запись в журнале учета п/л. Медицинский осмотр и техосмотр прошли. Тогда в суде появится шанс изменить вмененную статью на более мягкую — 12.3. КоАП РФ.

Штраф за неправильный путевой лист

Во время аудита в транспортной компании могут выявить п/л с неправильным оформлением. Когда ошибки касаются расхода топлива или указания маршрута, документ могут признать недействительным. Налог на прибыль увеличится в разы.

При отсутствии записи медика, автомеханика-контролера штрафные санкции возлагаются не только на организацию, но и должностных лиц за ст. 12.31.1. КоАП.

Вид административного правонарушения	Штраф на Граждан	Штраф на Должн. лица	Штраф на Юрлицо (ИП)
Не соответствие требуемой квалификации ответственных сотрудников (часть 1)	—	20 тыс. р.	100 тыс. р.
Отсутствие отметки о прохождении предрейсового медосмотра (часть 2)	3 тыс. р.	5 тыс. р.	30 тыс. р.
Отсутствие отметки контролера о предрейс. техосмотре ТС (часть 3)	3 тыс. р.	5 тыс. р.	30 тыс. р.

Что еще может потребоваться

Не всегда все ограничивается основными бумагами. Иногда условия меняются и тогда становится важной другая документация:

паспорт на ТС, бланки, подтверждающие своевременный техосмотр;
если за рулем не владелец автомобиля, то лучше захватить договор, на основании которого он занимается доставкой;
накладная — когда в ТТН есть не вся информация о том, что находится внутри;
если везут что-то съедобное, то рекомендуется иметь санпаспорт;
ветпаспорт — если транспортируют живых животных, мясо, субпродукты;
для легальной перевозки спиртосодержащих изделий потребуют соответствующие лицензии и справки;
договор, в соответствии с которым произошла фактическая отгрузка;
подтверждение обязательного страхования владельца ТС;
сертификат, который подтверждает приемлемое качество изделий;
если все движется в рефрижераторе, то понадобится информация о том, как поддерживается и отслеживается температура в кузове.

Осталось понять, какие документы нужны на провоз груза. В каждом конкретном случае могут появиться и другие бумаги, которые также необходимо своевременно оформлять и брать с собой в путь. Иногда без них ответственные лица подвергаются штрафу за несоблюдение законов, потому что в изготовлении части видов продукции есть свои особенности. А иногда это заканчивается выяснениями с компетентными органами. Поэтому перед первой транспортировкой стоит проконсультироваться у юристов, что еще может понадобиться, если автомобиль остановят с проверкой.

А теперь предлагаем разобрать часть указанных выше пунктов подробнее, чтобы разобраться, как они должны выглядеть.

При выезде автомобиля из гаража остаток топлива составлял 10 л, выдано по заправочному листу — 40 л, остаток топлива при возвращении — 5 л. Следовательно, фактический расход топлива составляет 45 л (10 + 40 – 5).

В том случае, если расход топлива по норме превышает его фактический расход, образуется экономия топлива. Если же фактический расход оказался больше расхода топлива по норме, возникает его перерасход.

Информацию о работе автомобиля в течение дня в путевой лист вносит водитель.

На оборотной стороне путевого листа он указывает маршрут следования транспортного средства. Его необходимо записывать по всем пунктам следования автомобиля. По каждому пункту следования необходимо указать адрес, время выезда и возвращения, а также количество километров, которое прошёл легковой автомобиль до пункта назначения. Не допускается вместо описания маршрута следования делать записи “по служебному заданию” и другие записи аналогичного характера. Обращаем внимание на то, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте зачастую является основной причиной, по которой налоговики отказываются признавать расходы на ГСМ.

В колонке “Код заказчика” указывается код, присвоенный организацией определённому заказчику. В обычной (не транспортной) организации используемый в служебных целях автомобиль может предоставляться различным сотрудникам (генеральному директору, руководителю отдела продаж или отдела поставок, главному бухгалтеру, кассиру, курьеру и т. д.). В этом случае вместо кода заказчика можно указать должность и фамилию сотрудника организации, который воспользовался автомобилем, или табельный номер этого сотрудника.

В конце дня водитель заполняет раздел “Результат работы автомобиля за смену”. В нём водитель должен указать время работы и количество пройденных километров.

Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера

Когда водитель, совершающий поездку, должен оформлять путевку, то без нее управлять ТС запрещено. Дело ни только в списании налога, снижении прибыли, фиксации рабочего времени сотрудника. К примеру индивидуальный предприниматель не отчитывается за это перед ФНС. Большой штраф грозит за нарушение требований безопасности. Путевой лист содержит информацию, позволяющую обеспечивать БДД. Поэтому, помимо бухгалтерского учета автовладелец несет ответственность за:

Выпуск на линию технически исправного автотранспортного средства.
Состояние здоровья (адекватность) водителя, севшего за руль автомобиля.

В связи с этим, при езде без путевого листа, правомерно говорить об отсутствии предрейсового медицинского осмотра и осуществлении техконтроля перед выездом ТС с места стоянки. Соответственно штрафные санкции за отсутствующий п/л могут включать несколько статей КоАП РФ об админ. правонарушении.

не проведение медосмотра;
отсутствие технического контроля транспортного средства.

Вид административного правонарушения статья 12.31.1 КоАП РФ	Сумма штрафа для юрлица (ИП)
Без путевого листа исключается проведение предрейсового медосмотра водителя (часть 2)	30 000 руб.
Без п/л предполагается, что техконтроль ТС перед выездом с парковки не проводился (часть 3)	30 000 руб.