Порядок разработки номенклатуры дел

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок разработки номенклатуры дел». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Номенклатура дел организации

2. Что такое номенклатура дел и зачем она нужна

3. Сроки хранения кадровых документов

4. Чем отличается дело от документа?

5. Что такое номенклатура дел кадровой службы

6. Общие принципы составления номенклатуры

7. Номенклатура дел отдела кадров на 2021

8. Образец и бланк номенклатуры дел отдела кадров на 2021 год

9. Оформление номенклатуры дел отдела кадров на 2021 год

10. Готовимся к 2021 году: кадровые мероприятия

11. Пересмотр, уточнение и внесение изменений

12. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел отдела кадров

13. Чем регламентируется деятельность по составлению номенклатуры дел?

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Номенклатура дел позволяет отслеживать состав документов, порядок их движения и обеспечивать их сохранность. Для кадровой службы она особенно важна, потому что кадровые подразделения хранят большой объем документов, в том числе личных бумаг сотрудников. Номенклатура — это перечень дел, заведенных в подразделении. Дело — это сборник однотипных бумаг с один и тем же сроком хранения. Одно дело состоит из одной или нескольких папок — единиц хранения.

Формируя сводный перечень дел, организация должна учитывать положения таких нормативных документов:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526 — обязателен для органов государственной и муниципальной власти, для прочих организаций имеет рекомендательный характер;
приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

Что такое номенклатура дел и зачем она нужна

На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации. Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения. Для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода.

Наличие номенклатуры позволяет быстрее ввести в курс дела новых работников, а также своевременно передавать документы в архив, отправлять их на хранение или доработку. При закрытии компании наличие номенклатуры позволяет не допустить утери документов и обеспечить их правильное хранение в течение положенного срока.

Сроки хранения кадровых документов

Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.

«Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.

Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:

Группа документов	Перечень документов в массиве	Срок, лет	Статья Перечня
Нормативно-правовые акты	положение о кадровой службе, копии приказов	Постоянно, ДМН	Ст. 1б, 19А
Приказы по личному составу	прием, увольнение, переводы, поощрения, изменение персональных данных сотрудников, установление оклада и надбавок к нему, заграничные и длительные внутрироссийские командировки, отпуска за свой счет, по уходу за ребенком, оплачиваемая практика студентов	75 ЭПК	Ст.19б
очередные отпуска, учебные отпуска, краткосрочные командировки, взыскания, дежурства	5	Ст. 19б прим.
Договорные документы	трудовые договоры, дополнительные соглашения к ТД	75 ЭПК	Ст. 657
трудовые договоры и допсоглашения по уволенным сотрудникам	75 ЭПК	Ст. 657
Учетные формы	личные дела	75 ЭПК	Ст. 656б
личные карточки, личные карточки уволенных сотрудников	75 ЭПК	Ст. 658
книга учета ТД	75	Ст. 358д
книга учета трудовых книжек	75	Ст. 695в
табели рабочего времени	5	Ст. 586
графики дежурств, отпусков	1	Ст. 693
отчеты и прочие документы по командировкам	5 ЭПК	Ст. 669
Документы – основания приказов	заявления, объяснительные, докладные, служебные записки	5	Ст. 649
Коллегиальные решения	аттестационные протоколы	15 ЭПК	Ст. 359
Информационно-справочные документы	анкеты, резюме кадрового резерва	5 ЭПК	Ст. 652

Чем отличается дело от документа?

Почему далее мы будем говорить о делах, а не о документах? Дело – это единица учета. Одно дело может содержать несколько документов. Так, исходящее и входящее письма – это разные документы, а дело «Переписка с ООО «Северный ветер» включает в себя и входящие, и исходящие, но только относящиеся к переписке с ООО «Северный ветер». Приказ по основной деятельности – это документ, и дело «Приказы по основной деятельности» состоит только из приказов. Может быть дело «Документы к проекту строительства Объекта №5», в которое будет входить несколько видов разных документов: и письма, и проект, и черновики проекта, и служебные записки, и программы, и договоры, и многое другое.

Для чего нужна номенклатура выяснили, теперь можно приступать к ее созданию.

Что такое номенклатура дел кадровой службы

Для утверждения номенклатуры дел кадровику необходимо выполнить следующие действия:

окончательно сформировать документ, проверить правильность указанных сведений, при необходимости внести поправки, корректировки (при этом распечатать окончательный вариант необходимо будет заново);
согласовать номенклатуру с сотрудником, ответственным за архив на предприятии, а также руководителем кадровой службы;
представить ее на утверждение руководителю предприятия.

Обратите внимание! Если же в фирме практикуется составление сводной номенклатуры (общей для всего предприятия), то работнику отдела кадров, оформляющему ее, после выполнения пункта 2 необходимо дополнительно:

дождаться, пока иные подразделения компании выполнят аналогичные действия и утвердят списки дел своих подразделений (согласно приложению 8 к Основным правилам работы архивов организаций);
передать номенклатуру отдела кадров уполномоченному сотруднику для составления единого (сводного) документа по форме из приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций.

В этом случае руководитель утверждает не номенклатуру каждого подразделения, а только сводную номенклатуру полностью.

Перечень дел, прописанных в номенклатуре, был актуален год назад. Но в процессе деятельности предприятия многое может поменяться, например некоторые формы бумаг, направление работы. Отдел кадров не исключение.

Обычно уточнять этот немаловажный перечень необходимо в конце года, так как по его истечении становится понятно, какие виды новых дел появились, а какие необходимо удалить.

Уточнение проводится в 2 этапа:

обнаружение категорий дел, которые необходимо внести в новый перечень дел на следующий год;
выявление материалов, ведение которых стало необязательно, то есть вносить сведения о них не нужно.

Пересмотр, уточнение этого документа производится в последнем квартале уходящего года с той лишь целью, чтобы перед началом следующего года была сформирована, утверждена и введена новая номенклатура.

При ее составлении на следующий год допустимо оставлять несколько строк для внесения дополнительной информации, то есть для указания новых дел, вести которые начали в текущем году. Указанные сведения следует записывать от руки с присвоением порядкового номера.

Важно! Если в процессе рабочего года необходимость в ведении каких-либо разделов отпала, зачеркивать их не следует.

Общие принципы составления номенклатуры

Дела в номенклатуре отдела кадров систематизируются:

с учетом функции (распорядительные документы, локальные нормативные акты, удостоверения, личные карточки, переписка и т.п.);
с учетом сроков их хранения, которые зависят от важности документа. Например, срок хранения личных дел работников, трудовых договоров, личных карточек работников составляет 75 лет, переписка по воинскому учету хранится 3 года, графики отпусков — 1 год и т.д.;
с соблюдением хронологического принципа.

Для того чтобы не ошибиться при сортировке дел, можно опираться на следующие документы:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. №236);
утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.

Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке. Отметим, что заголовок дела не равен заголовку документа. Дело — это совокупность однородных документов за определенный период времени, например, «Приказы по основной деятельности за 2023 год», «Срочные трудовые договоры 2023 года. Том 1». Заголовок дела должен быть предельно ясным.

Как правило, структурируются дела в номенклатуре от более важного к менее важному:

положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников;
документы, поступившие от вышестоящих ведомств;
распорядительная документация по предприятию;
отчетные документы от годовых отчетов к квартальным, ежемесячным и т.п.;
переписка со сторонними организациями;
переписка внутри организации;
журналы, реестры, описи и прочее.

Рекомендуется группировать дела в хронологическом и вопросно-логическом порядке.

Номенклатура дел отдела кадров на 2021

Рассмотрим еще один, радикальный, вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную сводную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).

Свежие
Посещаемые

Срок хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Архивная справка: образец

Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Образец и бланк номенклатуры дел отдела кадров на 2021 год

Номенклатура представляет собой справочник или классификатор дел всего предприятия или его подразделений с указанием периода их хранения.

Обратите внимание! Основными нормативными источниками, регулирующими порядок ее ведения, являются:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).
Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов…», утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее Правила хранения документов).

Ее основными функциями являются:

упрощенный поиск, размещение бумаг по папкам;
наличие индексации имеющихся материалов;
установление периодов хранения;
учет документов со сроком хранения менее 10 лет;
упрощенное составление описей дел с большим временем сохранности (свыше 10 лет);
составление актов организации на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Различают 3 вида номенклатур:

Типовую — утверждаемую и обязательную для применения на однотипных предприятиях.
Примерную — носящую рекомендательный характер для определенных организаций.
Индивидуальную — создаваемую и утверждаемую в конкретной компании. Этот вид принято делить на 2 подвида:
- для определенного подразделения;
- сводную, которая формируется по всей компании на основании номенклатур подразделений.

Обратите внимание! Одной из основных задач сотрудника кадровой службы является сохранение кадровых бумаг (приказов о приеме на работу, увольнении, отпусках и т. д). Разобраться с этим вопросом поможет оформление номенклатуры дел. А значит, ее основное назначение — обеспечение сохранности документации.

Для того чтобы определить период хранения дел, необходимо для начала их классифицировать.

Сроки хранения дел регламентируют:

Правила хранения документов;
постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
«Перечень типовых управленческих архивных документов…», утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Следующей задачей работника кадровой службы является проведение экспертизы на предмет ценности документов, по результатам которой их можно подразделить на следующие виды:

подлежащие сохранению длительный период;
подлежащие хранению определенное время, по истечении которого они могут быть утилизированы;
подлежащие передаче на уничтожение вследствие истечения срока их хранения.

Успешно справиться с поставленными задачами поможет составление номенклатуры дел, в которой отражаются:

список документации, с которой работают сотрудники всей организации, подлежащей хранению определенное время;
срок ее сохранения.

Основные требования по оформлению и составлению номенклатуры следующие:

Она должна охватывать все документы, которые создаются, используются в процессе деятельности организации, а также поступают из сторонних компаний (например, переписку с контрагентами, сторонние запросы, приказы по основной деятельности, различные книги, журналы учета, входящую, исходящую корреспонденцию, графики и т. д.). Нормативно-правовую литературу, а также справочники, ее содержащие, вносить нет необходимости.
Обязательно наличие четкого заголовка, для того чтобы:
- полностью отразить состав материалов того или иного дела;
- избежать случайного помещения иных писем, счетов в состав материалов, не совпадающих по сроку сохранности.
Бумаги внутри формируемого дела располагаются в зависимости:
- от степени их важности;
- необходимого периода хранения.

Обратите внимание! На предприятиях с большой численностью сотрудников и несколькими подразделениями допускается составление отдельного списка для каждого отдела. Итогом оформления в этом случае станет создание сводной номенклатуры, отражающей дела всего предприятия. При этом названиями разделов сводного документа могут быть наименования структурных подразделений. А на предприятиях с небольшой численностью основными массивами будут дела, касающиеся управленческих функций (руководство, кадры и пр.).

Указанный документ следует изготавливать в 4 экземплярах:

1-й хранится в отделе делопроизводства;
2-й передается в необходимый отдел как справочник для упрощения работы всего подразделения;
3-й хранит архив компании;
4-й экземпляр формируется при необходимости передачи дел в государственный архив.

Важно! Каждое предприятие ведет учет кадровых бумаг исходя из своей личной практики.

Однако среди работников кадровой службы сложилось несколько правил, которые помогут значительно упростить работу, а также заполнение номенклатуры:

Трудовые соглашения допустимо хранить как отдельно, так и в составе личных дел. В 1-м случае информация вносится отдельной строкой в номенклатуру под наименованием «Трудовые договоры», во 2-м сведения вносятся под названием «Личные дела».
Учет дополнительных соглашений отдельно не ведется, так как они являются неотъемлемой частью договора.
На предприятиях с большой числ��нностью работников допустимо систематизировать трудовые договоры по фамилиям согласно алфавиту.
Договоры уволенных лиц подлежат изъятию из дела. Из них формируется новый альбом с недействующими договорами.
Личные карточки являются основным учетным документом, поэтому подлежат хранению отдельно. Соответственно, и в номенклатуру их следует вносить в виде отдельного массива.
Личные карточки уволенных лиц также подлежат перемещению в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
Распоряжения по личному составу должны распределяться строго в зависимости от срока их хранения: 75/50 или 5 лет.
Штатное расписание, а также все его изменения удобнее всего выделять в отдельный комплекс, но при этом стоит понимать, что в этом комплексе будет учитываться его копия (штатное расписание является приложением к приказу по основной деятельности, а значит, его оригинал должен храниться, учитываться в этом массиве номенклатуры).

Обратите внимание! Типовая форма этого документа утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов (приложения 25, 26), согласно которым она обязательна для применения на предприятиях вне зависимости от их формы собственности.

Ее структура состоит из следующих граф:

В графе 1 указываются индексы дел, отражающие информацию:

о номере, присвоенном структурному подразделению предприятия;
конкретном номере указанного дела.

Например, индекс 01-02 может обозначать, что дело составлено в подразделении 01 (к примеру, это может быть отдел кадров) и относится к группе документов под номером 02 (к примеру, это могут быть срочные трудовые договоры).

Графа 2 содержит заголовки, то есть наименования категорий бумаг (например, приказы, срочные трудовые договоры и т. д.).
В графе 3 фиксируется конкретное количество дел данной категории.
В графе 4 проставляется срок хранения указанной категории дел со ссылкой на статьи правовых актов, регламентирующие этот период.
Графа 5 содержит примечания, такие как факт изъятия, уничтожение и пр.

После заполнения основной табличной части необходимо прописать точное количество дел, распределив их по сроку хранения:

до 10 лет;
длительно, то есть более 10 лет;
постоянно, на время работы всей организации.

Начать формирование номенклатуры рекомендуется в конце года, после чего ее необходимо утвердить и только потом, с 1 января следующего года использовать.

Оформление номенклатуры дел отдела кадров на 2021 год

Предусмотрено три типа номенклатуры:

типовая;
примерная;
индивидуальная.

Типовая номенклатура составляется для нескольких однотипных организаций. В примерной номенклатуре указывается примерный состав дел, которые могут в нее попасть. А индивидуальная номенклатура учитывает специфику деятельности конкретной организации и составляется под реальный документооборот.

Такая классификация применяется к номенклатуре государственных и муниципальных организаций, где она является обязательным инструментом в работе отдела кадров. Но кадровые работники частных компаний часто перенимают все наработки в делопроизводстве, которые уже унифицированы и проверены, в том числе и структуру номенклатуры.

Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5
01-01	Приказы по личному составу		75 лет
01-02	Должностные инструкции		3 года
01-03	Личные дела работников		75 лет
01-04	Личные дела руководителей		Постоянно
01-05	Трудовые договоры		75 лет
01-06	Трудовые книжки		До востребования

Теперь подробнее о правилах заполнения такой формы.

Составление номенклатуры дел — это часть архивной работы. Она применяется для хранящихся документов. Поэтому нормативные акты, которые регламентируют этот процесс, имеют прямое отношение к деятельности архивов.

Принцип обязательности организации сохранности документов в компании закреплен в статье 17 закона «Об архивном деле» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. Нормы этой статьи распространяются на организации любой формы собственности, если речь идет о сохранности архивных документов, к которым, в частности, отнесены и документы по личному составу. А отдел кадров как раз и занимается документооборотом этой категории дел.

Готовимся к 2021 году: кадровые мероприятия

Проверить в большой организации все трудовые договоры в конце года, конечно, проблематично, поэтому можно взять за правило каждый год просматривать трудовые договоры, заключенные в текущем году. В первую очередь проверьте, на всех ли работников они оформлены, есть ли в договорах подписи, в том числе подписи, подтверждающие получение второго экземпляра договора.

Также проверьте, не указана ли у кого-то зарплата ниже МРОТ.

Убедитесь, что имеются все необходимые дополнительные соглашения к трудовым договорам, в частности с теми, кого перевели на удаленную работу, кому изменили режим рабочего времени.

Следующее, на что обратим внимание, – трудовые книжки. Напомним, что в силу ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Значит, нужно проверить наличие записи о приеме на работу и ее правильность.

С начала 2021 года заводить трудовые книжки не придется, если человек принимается на работу впервые. Продолжать вести их нужно будет, только если работник написал соответствующее заявление или не написал ни заявление о выборе бумажной трудовой книжки, ни заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Прежде всего вам надо проверить сроки удостоверений о прохождении обязательного обучения, повышения квалификации и аттестации ответственных лиц и руководителей в области охраны труда, пожарной безопасности, электробезопасности и др. Как и остальные работники, при необходимости эти лица могут быть направлены на курсы повышения квалификации, профессиональную переподготовку по результатам аттестации или в случаях, установленных законодательством.

Составьте план обучения работников на следующий год. В плане определите перечень работников, подлежащих обучению, стоимость и место его проведения. В большинстве случаев обучение сейчас проходит и в новом году будет проходить дистанционно, выбор программ довольно большой, придется затратить время и на поиски наиболее качественных курсов.

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

исполнение работодателями законодательства о труде;
соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;
расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

организационно-распорядительные документы;
внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;
документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;
трудовые договоры и допсоглашения к ним;
трудовые книжки;
приказы по личному составу, личные карточки;
документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;
документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

по квотам рабочих мест для инвалидов;
по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Пересмотр, уточнение и внесение изменений

Уточнение проводится в 2 этапа:

обнаружение категорий дел, которые необходимо внести в новый перечень дел на следующий год;
выявление материалов, ведение которых стало необязательно, то есть вносить сведения о них не нужно.

Порядок внесения изменений в номенклатуру дел отдела кадров

Каждая организация имеет право вносить корректировки в образец номенклатуры дел отдела кадров, рекомендованный актуальным законодательством в области документооборота.

Ниже представлены ключевые особенности порядка внесения изменений:

Периодичность исправлений, дополнений – не чаще раза в год;
Необходимость должна быть обусловлена появлением нового блока бумаг, если их невозможно отнести ни к одной группе по классификации;
Регламентация внесения зависит от способа согласования;
В ситуации, когда документ подлежит выходу, он исключается из номенклатуры, а в следующем году уже не отмечается.

Чем регламентируется деятельность по составлению номенклатуры дел?

Процесс организации документооборота детально прописан в Основных правилах работы архивов, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Эти правила обязательны для всех государственных учреждений, а для остальных — в части организации хранения документов, отнесенных к категории государственной собственности. Но в этом документе так детально расписаны все термины и процессы, что его удобно использовать любому кадровому работнику вне зависимости от организационно-правовой формы компании.

Раздел 3.4 Основных правил работы архивов посвящен номенклатуре дел. Здесь дано определение, что это такое, рассказано, как нужно разрабатывать номенклатуру, как ее утверждать и использовать. А в приложениях 7 и 8 к правилам приведены формы номенклатуры, которые могут быть использованы в компаниях. Приложение 7 — это сводная номенклатура организации, а приложение 8 — номенклатура отдельного структурного подразделения.